Een nieuwe kassa, tien punten om rekening mee te houden - Afosto.com

Een nieuwe kassa, tien punten om rekening mee te houden

In dit artikel bespreek ik tien punten om rekening mee te houden bij de aanschaf van uw nieuwe kassa. Kies een kassa die bij u past en een systeem dat u helpt. Het zou leuk zijn als we dit artikel gezamenlijk nog eens verder kunnen uitbreiden, dus reacties zijn welkom. Allereerst is het belangrijk een kader op te zetten. We bepalen op grond van welke criteria we een kassa gaan kiezen. Hierbij moeten we onderscheid maken tussen hardware en software. In dit artikel zal ik me beperken tot de software. Laten we beginnen met het opsommen van de criteria. Er zijn twee soorten kassasystemen te onderscheiden, namelijk horeca en retail. Ik zal me hier op dit moment beperken tot de retail. 1. Het budget van een kassasysteemVoor de hand liggend, maar zeker een belangrijk onderdeel. Wellicht lastig als eerste te bepalen, omdat wellicht de andere criteria meer inzicht geven in al uw wensen. Daarnaast worden er ook veel kassasystemen met hardware en software in samenhang verkocht. 2. BesturingssysteemOp welk besturingssysteem wilt u dat de kassa draait. Veel, heel veel huidige kassa’s draaien op een versie van WIndows XP (Windows POS draait o.a. ook op basis van windows XP). Windows XP ondersteunt vanaf april geen updates meer. Als u al hardware heeft staan waar windows XP op draait, kunt u wellicht zoeken naar een kassasysteem dat ook draait op het gratis, en zeer veilige Linux (bijvoorbeeld Ubuntu), zodat ook dit goed op orde is. Schaft u een nieuwe kassa aan, dan is het ook zaak goed te kijken naar het besturingssysteem. 3. VoorraadWilt u de voorraad bijhouden in uw winkel, dan zal de kassa daar ook geschikt voor moeten zijn. De wat oudere simpele kassa’s maken vaak gebruik van groepen, waar geen voorraad wordt bijgehouden. De wat nieuwere (vaak digitale) kassa’s beschikken wel over een voorraadbeheersysteem. Mocht u graag uw voorraad willen bijhouden, realiseert u zich dan dat een systeem van barcodes al snel gewenst is. De reden is dat dan elk artikel eenvoudig gescand kan worden met een barcodescanner en de kans op fouten minimaal is. Heeft u weinig producten (0-30, en soms wat meer) dan kunt u de producten nog wel eens kwijt op uw scherm. Ook zijn er systemen waarbij u elk product via een scrolldown menu kunt opzoeken. Dit heeft wel weer invloed op de snelheid waarmee u producten aanslaat. Bekijk ook de mogelijkheden voor de voorraad met betrekking tot uw andere verkoopkanalen, zoals webshop en facturatie. 4. ProductbeheerDit onderdeel kost u vaak veel tijd. Nieuwe producten dienen te worden toegevoegd aan de kassa. Bekijk goed hoe makkelijk u een nieuw product kunt aanmaken, en of er mogelijkheden zijn tot het doen van een import via een xls of csv bestand. 5. FunctiesHet is belangrijk om te bepalen welke functies er op de kassa aanwezig dienen te zijn. Hierbij kan gedacht worden aan functies als kortingen, betalingsafhandelingen, kadobonnen. 6. VeiligheidHoe is de veiligheid van uw kassa geregeld. Dit is de veiligheid van het bedienen van het systeem. Is de kassa te blokkeren, zodat de kassalade niet makkelijk te openen is. En natuurlijk ook de online-beveiliging. Dit is vooral belangrijk wanneer uw kassa en/of computer verbinding maakt met internet. Hoe is het kassasysteem beveiligd. Hoe worden data overgestuurd en van welk besturingssysteem wordt gebruik gemaakt. 7. UpdatesHet is goed om bij de beslissing voor een nieuwe kassa ook te denken aan de ondersteuning van updates. Updates worden vaak gedaan voor meer veiligheid, nieuwe functionaliteiten enzovoort. Bekijk bij de aanschaf hoe vaak u de beschikking krijgt over updates en of u hier extra voor moet betalen. 8. Meerdere vestigingen en/of kassa’sEen belangrijke keuze bij het kassasysteem is de mogelijkheid tot uitbreiding, maar ook voor krimp. Waarschijnlijk zit u vol ambitie en denkt u groot, toch is het fijn als er mogelijkheden zijn tot flexibiliteit. Hoe wordt hier voor betaald en hoe zit het met de synchronisatie tussen de verschillende kassa’s. Bekijk of hier speciale modules voor aangeschaft dienen te worden of dat dit standaard aanwezig is. 9. SupportHoe is het geregeld met de support, waar kunnen vragen gesteld worden en waar kunt u nog een eens rustig de documentatie nalezen. 10. Nieuwe functionaliteit, de gedachte over de toekomst.Met wat voor bedrijf doet u zaken. Wat is de structuur, visie en toegankelijkheid. Zijn er mogelijkheden tot innovatie en nieuwe functionaliteiten. Er kan gedacht worden aan nieuwe betaalmodules, bonnen verzenden per e-mail of sms, of bijvoorbeeld het ophalen van een bestelling in de winkel. Hoe is de kassa hiervoor ingericht. Kunt u hier als retail-ondernemer ook suggesties aandragen, meedenken en meedoen.
Delen
Andere blogs die voor jou interessant zijn

Plan nu een gratis demo en ontdek de eindeloze mogelijkheden van Afosto!