Exact Online Integratie

Deze handleiding beschrijft het instellen van de koppeling tussen Exact Online en Afosto 4.0. De basis van de koppeling betreft het overschieten van de facturen van Afosto naar Exact.

Koppeling

Om Exact Online met Afosto te integreren dien je de volgende stappen te doorlopen:

  1. Klik bij Exact Online op 'app toevoegen'
  2. Vul een naam voor de koppeling in in
  3. Vul bij Country code Exact Online 'be' of 'nl' in. Dit is afhankelijk van jouw abonnement bij Exact Online.
  4. Klik op opslaan
  5. Login bij Exact met je account
  6. Geef toestemming om te koppelen
  7. Je krijgt een redirect naar Afosto als het geslaagd is

Voorbereidingen

  • In Afosto moet er per dagboek dat je wilt gebruiken voor je boekhouding een dataflow ingesteld staan.
  • In Exact moeten de dagboek(en) met de juiste codes die aan de dataflows zijn gekoppeld aangemaakt zijn.
  • In Exact moet een artikelgroep aangemaakt zijn, waarbij 'standaard' aangevinkt staat en de code van de groep 'PRODUCT' is.

Structuur data overdracht

De dataoverdracht tussen Afosto en Exact Online wordt gedaan door middel van dataflows. Per dagboek die je wilt vullen in Exact dient er een dataflow ingesteld te zijn. De dataflow dient dan weer de juiste dagboekcode te bevatten. Per dataflow is het mogelijk om een verkoopkanaal te koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld B2C en B2B orders in een apart dagboek inschieten. De dataflow kan je als volgt aanmaken:

  1. Ga naar app.afosto.com/files/
  2. Klik op dataflows
  3. Klik op nieuwe dataflow
  4. Kies 'Send invoices to Exact Online'
  5. Vul de integratie ID (staat in de URL als je de integratie open in de app store) in
  6. Vul de juiste dagboekcode in
  7. Stel de juiste filters in

Vanuit Afosto naar Exact Online worden de volgende zaken overgeschoten per factuur in Afosto:

  • Factuur wordt aangemaakt met bijbehorende waardes
  • Deze factuur wordt gekoppeld aan het ingestelde dagboek
  • Het product wordt aangemaakt in Exact als deze nog niet bestaat
  • De BTW code behorende bij de orderregel wordt opgezocht op basis van de volgende regels
    • Het BTW percentage
    • BTW wel of niet verlegd
    • Prijzen inclusief of exclusief BTW
  • Klant wordt gekoppeld of aangemaakt (match op basis van BTW nummer en e-mailadres).

Mappen BTW percentage

Er wordt bij de keuze van het BTW tarief rekening gehouden met de volgende variabelen.

  1. Is de factuurregel BTW verlegd
  2. Zijn de prijzen van de factuurregel inclusief of exclusief BTW
  3. Het BTW percentage van de factuurregel
  4. De Code van het Land van de factuur

Afosto zoekt voor de factuurregel binnen exact naar het BTW percentage aan de hand van het volgende:

Type

Binnen exact wordt gekeken naar het type van de BTW-code (zie voor een overzicht de BTW codes in Exact).

  • Als de BTW verlegd is in Afosto, dan wordt gezocht naar BTW met type BTW 0%.

  • Als de prijzen inclusief BTW zijn in Afosto, wordt binnen exact gezocht naar:

BTW met type inclusief in combinatie met het BTW percentage van de factuurregel (Afosto)

  • Als de prijzen exclusief BTW zijn in Afosto, wordt gezocht binnen exact naar:

BTW met type exclusief in combinatie met het BTW percentage van de factuurregel (Afosto)

Soort transactie

Voor bovenstaande wordt in Exact Online ook gekeken naar de soort transactie (ook te vinden bij de BTW-code). Er wordt voor de zoekopdracht alleen gekeken naar transactie 'Beide' of transactie 'verkoop'.

DE BTW codes in exact zijn te vinden onder Stamgegevens -> Belasting -> BTW-codes. In Exact API = VATTransactionType: B = Beide, S = Sales, P = Purchase

Landcode

Zijn er meerdere zoekresultaten, dan wordt gekeken naar de tweeletterige Landcode (tussen blokhaken) in de omschrijving van de BTW code in Exact online (bijv [NL]). Mocht deze er niet zijn, dan wordt de eerst gevonden BTW-code gebruikt. Om de landcode te matchen wordt er gezocht naar het land van de verkoper in Afosto. Dat land dien je dus ook tussen blokhaken te zetten.

Grootboekrekening

De grootboekrekeningen worden op de volgende manier gemapt:

Voorwaarden:

Landcode(s): "BE" type: Product BTW: Inclusief Resultaat Grootboek: 700000

Voorwaarden:

Landcode(s): "BG", "CZ", "DK", "DE", "EE", "IE", "EL", "ES", "FR", "HR", "IT", "CY", "LV", "LT", "LU", "HU", "MT", "NL", "AT", "PL", "PT", "RO", "SI", "SK", "FI", "SE" type: Product BTW: Exclusief Resultaat Grootboek: 700100

Voorwaarden:

Landcode(s): - type: Product BTW: Exclusief Resultaat Grootboek: 700200

Voorwaarden:

Landcode(s): "NL" type: Product BTW: Inclusief Resultaat Grootboek: 700300

Voorwaarden:

Landcode(s): "BE" type: Dienst BTW: Inclusief Resultaat Grootboek: 705000

Voorwaarden:

Landcode(s): "BG", "CZ", "DK", "DE", "EE", "IE", "EL", "ES", "FR", "HR", "IT", "CY", "LV", "LT", "LU", "HU", "MT", "NL", "AT", "PL", "PT", "RO", "SI", "SK", "FI", "SE" type: Dienst BTW: Exclusief Resultaat Grootboek: 705100

Voorwaarden:

Landcode(s): type: Dienst BTW: Exclusief Resultaat Grootboek: 705200

Voorwaarden:

Landcode(s): "NL" type: Dienst BTW: Inclusief Resultaat Grootboek: 705300