Batches

Met de batchfunctionaliteit kunnen eenvoudig gegevens in bulk worden geïmporteerd. In deze handleiding leggen we uit hoe je contacten of organisaties toevoegt d.m.v. de batchfunctionaliteit.

Door middel van de knop Nieuwe Batch begin je een nieuwe batchjob.

Benodigde data contacten/organisaties importeren

De batch organisaties of contacten importeren heeft een dataset nodig met daarin kolommen met de volgende data.

Voor contacten:

  • E-mailadres (verplicht)
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Organisatie ID
  • Telefoonnummer
  • Telefoonnummer landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Factuuradres landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Factuuradres administratief gebied (met name gebruikt buiten de EU)
  • Factuuradres plaats
  • Factuuradres plaats extra (Een kleine stad of dorpsnaam die soms in een adres wordt opgenomen wanneer het afleveringspunt buiten de grenzen ligt van de belangrijkste poststad die het bedient.)
  • Factuuradres sorteringscode (sorteercode voor adressen)
  • Factuuradres adres regel 1
  • Factuuradres adres regel 2
  • Factuuradres straat
  • Factuuradres huisnummer
  • Factuuradres huisnummer toevoeging
  • Factuuradres organisatie
  • Factuuradres voornaam
  • Factuuradres tussenvoegsel
  • Factuuradres achternaam
  • Verzendadres landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Verzendadres administratief gebied (met name gebruikt buiten de EU)
  • Verzendadres plaats
  • Verzendadres plaats extra (Een kleine stad of dorpsnaam die soms in een adres wordt opgenomen wanneer het afleveringspunt buiten de grenzen ligt van de belangrijkste poststad die het bedient.)
  • Verzendadres sorteringscode (sorteercode voor adressen)
  • Verzendadres adres regel 1
  • Verzendadres adres regel 2
  • Verzendadres straat
  • Verzendadres huisnummer
  • Verzendadres huisnummer toevoeging
  • Verzendadres organisatie
  • Verzendadres voornaam
  • Verzendadres tussenvoegsel
  • Verzendadres achternaam

Voor organisaties:

  • Bedrijfsnaam (verplicht)
  • KvK nummer
  • Account manager (het email adres van de accountmanager)
  • BTW nummer
  • IBAN (het bankrekeningnummer van de organisatie)
  • Factuur ontvangen per post (1 voor ja of 0 voor nee invullen) (verplicht)
  • Factuur ontvangen per e-mail (1 voor ja of 0 voor nee invullen) (verplicht)
  • Factuur ontvangen bij bezorging (1 voor ja of 0 voor nee invullen) (verplicht)
  • Betaaltermijn (in dagen) (verplicht)
  • Uitgave limiet (in centen dus 10000 voor € 100,-) (verplicht)
  • Telefoonnummer
  • Telefoonnummer landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Factuuradres landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Factuuradres administratief gebied (met name gebruikt buiten de EU)
  • Factuuradres plaats
  • Factuuradres plaats extra (Een kleine stad of dorpsnaam die soms in een adres wordt opgenomen wanneer het afleveringspunt buiten de grenzen ligt van de belangrijkste poststad die het bedient.)
  • Factuuradres sorteringscode (sorteercode voor adressen)
  • Factuuradres adres regel 1
  • Factuuradres adres regel 2
  • Factuuradres straat
  • Factuuradres huisnummer
  • Factuuradres huisnummer toevoeging
  • Factuuradres organisatie
  • Factuuradres voornaam
  • Factuuradres tussenvoegsel
  • Factuuradres achternaam
  • Verzendadres landcode (voor Nederland bijvoorbeeld: NL, België: BE)
  • Verzendadres administratief gebied (met name gebruikt buiten de EU)
  • Verzendadres plaats
  • Verzendadres plaats extra (Een kleine stad of dorpsnaam die soms in een adres wordt opgenomen wanneer het afleveringspunt buiten de grenzen ligt van de belangrijkste poststad die het bedient.)
  • Verzendadres sorteringscode (sorteercode voor adressen)
  • Verzendadres adres regel 1
  • Verzendadres adres regel 2
  • Verzendadres straat
  • Verzendadres huisnummer
  • Verzendadres huisnummer toevoeging
  • Verzendadres organisatie
  • Verzendadres voornaam
  • Verzendadres tussenvoegsel
  • Verzendadres achternaam

Stap 1: Type gegevens selecteren

**Je hebt hier de keuze uit 3 mogelijkheden: **

  • Bestand (csv): Met deze optie kan een CSV bestand geüpload worden om de batch van data te voorzien
  • Spreadsheet: In de geïntegreerde spreadsheet interface kan een blok met data geplakt worden vanuit bijvoorbeeld Excel of Google Sheets
  • Bestaande gegevens: Het is mogelijk eerder geüploade data te gebruiken voor de batchjob. Je kan bijvoorbeeld één bestand uploaden met de voorraden van alle locaties, en vervolgens dat bestand meerdere keren gebruiken om één voor één de voorraden te importeren.

Bestand

Vul een referentie in voor de dataset die je gaat maken. Hiermee kun je deze batch later opnieuw openen d.m.v. de bestaande gegevens knop in de vorige stap. Via deze optie kan een csv bestand worden ingeladen om de batchjob uit te voeren.

batchjob-bestand.png

Spreadsheet

Vul een referentie in voor de dataset die je gaat maken. Hiermee kun je deze batch later opnieuw openen d.m.v. de bestaande gegevens knop in de vorige stap.

batchjob-spreadsheet-afosto.png

Indien je de checkbox "Eerste regel als kolomnamen" aanvinkt, wordt deze niet meegenomen om te importeren. Deze functie is vooral handig om in de volgende stap de kolommen te herkennen. batchjob-spreadsheet-afosto-2.png

Bestaande gegevens

Indien je kiest voor de optie bestaande gegevens dan heb je de mogelijkheid om een bestaande dataset te selecteren aan de hand van de referentie. batchjob-bestaande-gegevens-afosto.png

Stap 2: Actie

Geef de batch een referentie zodat je later terug kan zien wat je hebt gedaan. (bijvoorbeeld: [naam actie] - [datum])

Kies of je contacten of organisaties wilt importeren.

Stap 3: Actie

Hier wijs je de juiste kolommen toe aan de velden in Afosto.

Stap 4: Validatie

In stap 4 word je batchjob gevalideerd en gecontroleerd op fouten. Op het moment dat de batch is gevalideerd kun je ervoor kiezen om hem direct uit te voeren of later uit te voeren. Indien je er voor kiest om de batch later uit te voeren kun je hem terugvinden via deze link.