Voorraad beheer en magazijninstellingen

Het beheren van voorraad en magazijninstellingen is een essentieel onderdeel van het productbeheer in Afosto. Hier vind je een gedetailleerde uitleg over hoe je dit doet.

Navigeren naar de pagina 'Artikelen'

Je begint door te klikken op het tabje 'Producten', vervolgens klik je op 'Artikelen', waarna je op de pagina met alle producten komt.

Op de pagina met Producten klik je het product aan waarvan je voorraad toe wilt voegen, of de magazijninstellingen aan wilt passen.

Voorraad Toevoegen

Om voorraad toe te voegen, begin je door op een product te klikken. Hierdoor opent zich een venster met het product. Vervolgens klik je op de knop '+ Voorraad' rechtsboven in het scherm.

Waarna dit venster opent:

Magazijn Kiezen

In het veld 'In magazijn' selecteer je het gewenste magazijn om de voorraad aan toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld je fysieke winkel zijn, maar ook een magazijn op een andere locatie. Hierdoor kun je nauwkeurig bijhouden waar je voorraad zich bevindt. Mocht je nog geen magazijn hebben toegevoegd aan je account kun je deze hier toevoegen. Voor een verder uitleg over het toevoegen van een magazijn kun je kijken bij de documentatie over Magazijnen.

Bedrijf Specificeren

In het veld 'Voor bedrijf' specificeer je van welk bedrijf de voorraad is, indien je meerdere bedrijven gekoppeld hebt aan je Afosto-account. Door dit te doen geef je aan welke van de verschillende bedrijven de eigenaar is van deze voorraad.

Positiebepaling

Het veld 'Positie' gebruik je om de locatie van het product in je magazijn aan te geven, bijvoorbeeld stelling A, plank 8, schap 12.
Mocht je nog geen posities hebben kun je deze toevoegen door op 'Nieuwe positie toevoegen' te klikken.

Vervolgens geef je de positie een naam en kun je kiezen of het een Default (normale) of een Bulk positie is. Een bulk positie betekent meestal dat je op die locatie pallets met voorraad hebt staan. Na het toevoegen van een positie kun je nog een positie aanmaken voor je normale voorraad. Op deze manier kun je in je magazijn zowel bulk- als normale locaties gebruiken, waardoor je efficiënter kunt werken en je voorraad beter georganiseerd is.

Deze posities kun je linken aan een scanner, zodat je bij het scannen van een product of barcode direct de juiste locatie ziet. Voor meer informatie over het scannen en barcodes maken voor producten kun je kijken in de documentatie voor onze WMS app.

Aantal Specificeren

Met het veld 'Aantal' kun je het aantal producten specificeren dat je momenteel op voorraad hebt. Dit zorgt ervoor dat je voorraadadministratie altijd up-to-date is.

Wanneer je klaar bent, klik je op 'Toevoegen'. De voorraad wordt nu opgenomen in het systeem en je ziet de bijgewerkte voorraad in het magazijnblok.

En uiteindelijk zal het er zo uit komen te zien:

Positie-instellingen Toevoegen

Tot slot kun je positie-instellingen toevoegen door op het tandwiel-icoontje naast de positienaam te klikken.

In het venster dat opent, kun je verschillende specificaties invoeren:

• Maximaal aantal stuks
  'Limiteren op een maximaal aantal'. Dit veld gebruik je om het maximum aantal stuks van deze sku op deze positie te bepalen. Hiermee kun je dus aangeven hoeveel producten van deze SKU er maximaal op deze positie passen.
• Als je kiest voor de instelling 'Ongelimiteerd' zal er geen maximum aantal producten gekoppeld worden aan de positie.
• Tijdelijke positie
  Dit is nuttig voor producten met een beperkte oplage of limited-edition items. Wanneer de voorraad op 0 komt te staan, zal de positie worden vrijgegeven voor andere producten.

Tot slot klik je op 'Opslaan'. Ik heb een extra positie toegevoegd met de naam 'F2'. Deze positie is ongelimiteerd. De positie zelf heeft de instelling 'Bulk positie'. Dit kun je aangeven wanneer je een nieuwe positie aanmaakt. Mocht de positie al aangemaakt zijn kun je dat op een andere locatie aanpassen.

Om de instellingen voor posities aan te passen kun je kijken in de documentatie over posities.

Dit komt er uiteindelijk zo uit te zien:

Mocht er dus nog een pallet binnen komen zal in het systeem geen plek zijn op de positie F2.
Om toch de pallet in je magazijn een positie te geven kun je dus nu bijvoorbeeld kiezen voor een tijdelijke positie.

Nu ben je klaar met het toevoegen van de voorraad en het aanpassen van de positie instellingen.
Je kunt er nu voor kiezen om magazijn instellingen toe te voegen. Hier kun je instellingen voor bijvoorbeeld het bestelpunt van nieuwe voorraad invoeren. Ook zijn hier instellingen voor preoders en nabestellingen.

Magazijn instellingen

Met magazijn instellingen kun je per magazijn verschillende instellingen geven aan je voorraad. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een fysieke winkel en een magazijn hebt. Of wanneer je bijvoorbeeld 2 B.V's aan hetzelfde magazijn wilt koppelen. In dit deel van de uitleg laat ik zien wat hier allemaal mogelijk is.

Om te beginnen klik je op de knop 'Magazijn instelling'. Je kunt op de knop rechts boven aan klikken of op de knop bij het specifieke magazijn die je wilt instellen. Als je op de knop boven aan klikt kun je ook een nieuw magazijn toevoegen aan dit product. Als je op de knop klikt die bij het magazijn staat kun je dit niet doen.

Nadat je op de knop hebt geklikt zal dit menu openen:

In dit eerste deel van het menu behandelen we 5 instellingen.

Veiligheidsvoorraad

Dit is de voorraad die je altijd in je magazijn wilt hebben liggen. Dit kan handig zijn wanneer je een fysieke winkel hebt, en er altijd zeker van wilt zijn dat klanten een product kunnen kopen.

Bestelpunt

Dit is het voorraad niveau waarop je opnieuw wilt bestellen. Wanneer je voorraad onder dit punt komt kan er een seintje worden gegeven. Met dit seintje kun je bijvoorbeeld een bestellijst aanmaken.

Maximale voorraad

Dit is het maximale aantal producten die je op voorraad wilt houden in dit magazijn.
Voor het eerder genoemde seintje vanuit het bestelpunt kan ook de maximale voorraad worden meegenomen. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoeveel producten er besteld moeten of gaan worden.

Limiteren tot 1 positie

Wanneer je wil dat dit product altijd op dezelfde plek ligt kun je deze instelling aanzetten.

Als je bijvoorbeeld geen gebruik wil maken van een bulk locatie en de producten in 1 rij van een stelling wilt leggen met de pallets boven en de losse producten beneden.

Nabestelling toegestaan

Wanneer deze instelling aan wordt gezet is het toegestaan dat dit product besteld wordt, zelfs als deze niet meer beschikbaar is.

Dit kan van toepassing zijn wanneer je bijvoorbeeld met preorders werkt en je dus geen voorraad in je magazijn hebt liggen

Menu instellingen deel 2

Hier kun je tot slot nog een Preoder deadline toevoegen. Dit is dus alleen van toepassing als je met producten werkt die als preorder besteld gaan worden.

De deadline die hier wordt ingevuld is het punt tot wanneer het product besteld mag worden.
Na dit punt is het product dus niet meer te bestellen door klanten.

Overzicht

In dit overzicht zie je nu een grafiek met informatie over je voorraad. Zoals je ziet is de voorraad te laag en zal er bijbesteld moeten worden om de veiligheidsvoorraad weer aan te vullen. Dit alles zou dus geautomatiseerd kunnen worden. Mocht je daar vragen over hebben stuur dan gerust een mailtje naar support@afosto.com