Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

De volgende termen worden gebruikt in deze algemene voorwaarden, tenzij anders aangegeven:

Afosto: De rechtspersoon die deze algemene voorwaarden gebruikt, fungeert als beheerder van het Afosto-platform, en alle organisaties die door Afosto zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van haar diensten.
Klant: Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van het Afosto-platform, ongeacht of deze een commerciële entiteit, een non-profitorganisatie of een individuele consument is.
Overeenkomst: Een contractuele afspraak tussen Afosto en de klant voor de levering van specifieke producten (zoals softwarelicenties) en/of diensten (zoals toegang tot het SaaS-platform, ondersteuning en onderhoud).
Afosto-onderdeel: Elk afzonderlijk component of functionaliteit van het Afosto-platform dat afzonderlijk kan worden ingeschakeld of uitgeschakeld en waarvoor afzonderlijke betalingen kunnen gelden.
Platform: Het geheel van het Afosto SaaS-platform inclusief alle beschikbare functies, interfaces en ondersteunende technologie.
ICT-infrastructuur: De totale set van technologieën en systemen zoals hardware, software, netwerken en databases die door de klant worden gebruikt om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van het Afosto-platform.
Schriftelijk: Communicatie tussen Afosto en de klant die plaatsvindt via gedrukte documenten, e-mails, of andere elektronische vormen die als officieel worden erkend en geschikt zijn voor archivering.

Artikel 2. Algemeen

Toepasselijkheid: Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Afosto en de klant, tenzij hier uitdrukkelijk en schriftelijk van is afgeweken door beide partijen. Dit geldt ook voor overeenkomsten waarvoor Afosto derden inschakelt.
Afwijzing andere voorwaarden: Voorwaarden gesteld door de klant worden niet geaccepteerd, tenzij deze schriftelijk en expliciet door Afosto zijn goedgekeurd en overeengekomen.
Continuïteit bij juridische uitdagingen: Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden op enig moment ongeldig of onuitvoerbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Afosto en de klant treden dan in overleg om nieuwe bepalingen te formuleren, waarbij zo veel mogelijk de oorspronkelijke intenties worden gerespecteerd.
Interpretatie: In het geval van onduidelijkheid over de interpretatie van deze voorwaarden, zal de interpretatie plaatsvinden in de geest van de betreffende bepalingen. Dit geldt ook voor situaties die niet direct in de voorwaarden zijn geregeld.
Flexibiliteit in handhaving: Het niet afdwingen van strikte naleving van deze voorwaarden door Afosto betekent niet dat deze voorwaarden als niet-toepasselijk worden beschouwd of dat het recht op strikte naleving in andere gevallen vervalt.
Wijzigingen in voorwaarden: Afosto behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden effectief 30 dagen na publicatie op onze website en worden tevens per e-mail aan klanten gecommuniceerd.
Contractduur: De minimale contractduur voor elk Afosto-onderdeel is 1 maand. Deze periode wordt automatisch verlengd met telkens een maand, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 3. Beschrijving van de Dienstverlening

Dienstverlening: Afosto biedt haar klanten software as a Service (SaaS). Dit houdt in dat Afosto zorgt voor het beschikbaar stellen, onderhouden, en updaten van het softwareplatform en de daarin begrepen onderdelen.
Functioneren van het Platform: Afosto zorgt voor het deugdelijk functioneren van het platform, wat betekent dat het platform zal werken zoals redelijkerwijs beschreven in de gebruikersdocumentatie en naar behoren zal functioneren onder normale gebruiksomstandigheden.
Gebruik en Data Input: Afosto is niet verantwoordelijk voor het operationele gebruik van het platform door de klant, noch voor de kwaliteit en de juistheid van de door de klant ingevoerde gegevens.
ICT-infrastructuur: De verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de ICT-infrastructuur van de klant ligt bij de klant zelf. Afosto biedt geen ondersteuning voor lokale hardware of netwerkconfiguraties.
Externe Hosting: Voor de hosting van de software maakt Afosto gebruik van een externe partij. De verantwoordelijkheid voor de hostinginfrastructuur en gerelateerde zaken ligt bij deze externe service provider, volgens hun eigen verantwoordelijkheidsbepalingen.
Technische Ondersteuning: Afosto biedt technische ondersteuning voor het gebruik van het platform. Deze ondersteuning omvat hulp bij technische problemen met betrekking tot de functionaliteit van het platform en ondersteuning bij updates.
Aanvullende Diensten: Afosto kan de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van aanvullende diensten die niet standaard zijn inbegrepen bij het basisabonnement. Deze diensten worden aangeboden onder aanvullende voorwaarden, die apart overeengekomen dienen te worden.

Artikel 4. De klant

Medewerking van de klant: Van de klant wordt verwacht dat hij redelijke medewerking verleent, wat onder meer inhoudt het tijdig aanleveren van alle benodigde gegevens en het zorgen voor tijdige betalingen. Dit omvat ook het verlenen van toegang tot relevante systemen of informatie indien nodig voor de levering van diensten door Afosto.
Verantwoordelijkheden en sancties: Het opzettelijk in diskrediet brengen van Afosto, het niet nakomen van contractuele verplichtingen, of schade veroorzaakt door oneigenlijk gebruik en het verschaffen van onjuiste gegevens, kan financieel verhaald worden op de klant.
Onrechtmatig gebruik en misbruik:
Definitie: Onder onrechtmatig gebruik en misbruik valt onder andere het verspreiden van malware, het uitvoeren van illegale activiteiten via het platform, en het schenden van de gebruiksrechten van software.
Gebruiksbeperkingen en ontbinding: Afosto behoudt zich het recht voor om een account tijdelijk te blokkeren of, in ernstige gevallen, een contract te ontbinden bij vaststelling van onrechtmatig gebruik of misbruik door de klant.
Procedure: Voordat een account wordt geblokkeerd of een contract wordt ontbonden, zal Afosto de klant op de hoogte stellen en, indien van toepassing, een termijn bieden om de overtreding te corrigeren. Bij blokkering of ontbinding worden de specifieke redenen schriftelijk medegedeeld aan de klant.

Artikel 5. Facturatie en Oplevering van Projecten

Omvang van de Offerte: De offerte wordt opgesteld op basis van de informatie die beschikbaar is ten tijde van de offerteaanvraag. Deze offerte reflecteert een schatting van de benodigde middelen en uren om het project volgens de gespecificeerde vereisten te voltooien.
Facturatie van Meerwerk: Mocht het nodig zijn meer uren te besteden dan oorspronkelijk geschat vanwege wijzigingen of onvoorziene complexiteit veroorzaakt door de projectvereisten, dan worden deze extra uren gefactureerd. Dit gebeurt om te compenseren voor werk dat nodig is om aan de aangepaste of onvoorziene vereisten van het project te voldoen.
Facturatieprotocol:
Initiële Facturatie: Aan het begin van het project factureert Afosto 50% van de overeengekomen kosten.
Eindfacturatie: De overige 50% van de kosten wordt gefactureerd bij de functionele oplevering van het project. Indien er meer werk is verricht dan aanvankelijk gepland, vanwege wijzigingen die tijdens het project zijn aangebracht of door onvoorziene omstandigheden, wordt dit ook bij de eindfacturatie in rekening gebracht.
Definitie van Functionele Oplevering: Een project wordt als functioneel opgeleverd beschouwd wanneer het voldoet aan de oorspronkelijk overeengekomen functionaliteiten, of aan de functionaliteiten zoals aangepast gedurende het project.
Communicatie over Aanpassingen: Afosto verbindt zich ertoe de klant op de hoogte te houden van elke significante verandering in de projectscope die tot extra werk leidt. De klant wordt geïnformeerd over de noodzaak van bijkomende uren en de daaruit voortvloeiende kosten.

Artikel 6. Betalingsvoorwaarden

Facturatie: De facturatie voor het leasen van de software kan plaatsvinden op rekening, via iDEAL of via automatische incasso, afhankelijk van de voorkeuren van de klant en de overeengekomen voorwaarden.
Abonnementsduur: Een abonnement heeft de looptijd van een maand of een jaar, zoals gespecificeerd tijdens de aanmeldprocedures.
Verlenging en opzegtermijn: Na de overeengekomen abonnementsperiode (lid 2) wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met steeds dezelfde periode. Er geldt een opzegtermijn van 1 maand bij maandelijkse betaling en de restant van het jaar bij jaarlijkse betalingen.
Prijscommunicatie: De abonnementsprijzen worden tijdens de aanmeldprocedures duidelijk gecommuniceerd. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
Elektronische Facturatie: De klant gaat akkoord met elektronische facturatie. Facturen worden per e-mail verzonden. Op verzoek kan een papieren factuur worden verstrekt, indien wettelijk toegestaan.
Betalingswijze: Standaard geschiedt betaling via automatische incasso. Alternatieve betalingswijzen kunnen worden overeengekomen in overleg met de klant.
Opschorting van de Dienst en Beëindiging bij Niet-Betaling: Afosto behoudt zich het recht voor om de toegang tot het platform tijdelijk te onderbreken of de diensten te beëindigen indien betalingen niet binnen de gespecificeerde betalingstermijn zijn ontvangen. Klanten worden schriftelijk op de hoogte gesteld van een aanstaande opschorting of beëindiging wegens te late betaling, waarbij een redelijke termijn wordt geboden om de situatie te herstellen voordat er actie wordt ondernomen.
Boetes bij Late Betaling: Overeenkomstig het Nederlandse wettelijke rentetarief voor handelstransacties zullen te late betalingen leiden tot een rentelast. Deze rente wordt berekend vanaf de datum waarop de betaling verschuldigd was tot aan de datum waarop de betaling is ontvangen
Opzeggen van Abonnementen:
Procedure: Klanten kunnen hun abonnement opzeggen door dit schriftelijk door geven via administratie@afosto.com.
Opzegtermijn: Voor maandelijkse abonnementen geldt een opzegtermijn van 1 maand. Voor jaarlijkse abonnementen moet de opzegging uiterlijk 1 maand voor de start van de volgende factureringscyclus worden ingediend om verlenging te voorkomen.
Na Opzegging: Na een opzegging behoudt de klant toegang tot het platform tot het einde van de huidige betaalde periode. Eventuele aanvullende voorwaarden rond het behoud van toegang tot gegevens na de periode kunnen hier ook worden gespecificeerd.
Facturatie van aangepaste diensten:
Uurtarief: Specifieke werkzaamheden die op verzoek van de klant worden uitgevoerd, worden gefactureerd tegen een standaardtarief van €150 per uur, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen bij de start van de werkzaamheden.
Facturatie: Deze werkzaamheden worden standaard achteraf gefactureerd. Afosto zal een gedetailleerde factuur verstrekken met de gespecificeerde uren en activiteiten die zijn uitgevoerd.
Prijswijzigingen: Afosto is gerechtigd om per betaalperiode wijzigingen in de abonnementsprijzen door te voeren. Deze wijzigingen worden ten minste dertig dagen voor inwerkingtreding aangekondigd per e-mail.
Uitsluiting herroepingsrecht: Het is niet mogelijk een betaling ongedaan te maken met beroep op de Wet koop op afstand, omdat de dienst op uw uitdrukkelijke verzoek direct geleverd wordt en betreft digitale inhoud die niet op een tastbare drager wordt geleverd.

Artikel 7. Overmacht

Definitie van overmacht: Overmacht omvat elke van buiten komende oorzaak, voorzien of niet voorzien, waarop Afosto geen invloed kan uitoefenen en die Afosto verhindert zijn verplichtingen na te komen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, natuurrampen, terrorisme, oorlogshandelingen, overheidsbesluiten, pandemieën, stakingen binnen of buiten het bedrijf van Afosto, en uitval van energievoorzieningen.
Geen verplichting bij overmacht: Afosto is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de klant indien Afosto daartoe gehinderd wordt als gevolg van overmacht. Dit geldt niet als de omstandigheid te wijten is aan zijn schuld, of krachtens de wet, rechtshandelingen of verkeersopvattingen voor zijn rekening komt.
Duur en mededeling: Afosto informeert de klant zo spoedig mogelijk over het intreden van een overmachtsituatie. Als deze situatie langer dan twee maanden voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.
Facturatie van reeds nagekomen verplichtingen: Indien Afosto ten tijde van het intreden van de overmacht zijn verplichtingen uit de overeenkomst al gedeeltelijk heeft nagekomen, of nog kan nakomen, en deze nagekomen diensten zelfstandige waarde hebben, is Afosto gerechtigd om deze diensten separaat te factureren. De klant is verplicht om deze factuur te voldoen alsof het een aparte overeenkomst betreft.

Artikel 8. Garanties en Service Levels

Standaard SLA: Afosto biedt een standaard SLA op een 'best effort'-basis, wat betekent dat wij ons inspannen om hoge beschikbaarheid en tijdige reacties te bieden, maar specifieke uptime percentages of reactietijden zijn niet gegarandeerd onder deze standaardovereenkomst.
Onderhandelbare SLA's: Bij de aanvang van de overeenkomst hebben klanten de mogelijkheid om hogere servicelevels te onderhandelen, die specifieke garanties en reactietijden kunnen omvatten. Deze aangepaste SLA's worden schriftelijk vastgelegd en maken integraal deel uit van de overeenkomst tussen Afosto en de klant.
Technische Ondersteuning: Afosto biedt technische ondersteuning die bereikbaar is via e-mail en telefoon tijdens kantooruren. Alle inspanningen worden gedaan om binnen redelijke tijd te reageren op ondersteuningsverzoeken, waarbij prioriteit wordt gegeven aan kritieke problemen.
Onderhoud en Updates: Regelmatige onderhoudsupdates worden gepland en uitgevoerd met minimale verstoring voor de klant. Klanten worden tijdig geïnformeerd over geplande updates, waarbij significante wijzigingen minstens 48 uur van tevoren worden aangekondigd.
Gegevensbeveiliging: Afosto hanteert industrie-standaard beveiligingsmaatregelen en voldoet aan relevante gegevensbeschermingswetten om de veiligheid, integriteit, en vertrouwelijkheid van klantgegevens te waarborgen.
Remedies bij Onderprestatie: Indien Afosto faalt in het naleven van de overeengekomen SLA-voorwaarden, zijn er vooraf gedefinieerde remedies beschikbaar, zoals servicecredits of andere compensaties, afhankelijk van de specifieke voorwaarden van de onderhandelde SLA.

Artikel 9. Aansprakelijkheid

Algemene beperking van aansprakelijkheid: De aansprakelijkheid van Afosto voor schade onder deze overeenkomst is beperkt tot de voorwaarden zoals in dit artikel uiteengezet. Afosto's financiële aansprakelijkheid zal niet meer bedragen dan de totale som van de door de klant in de voorafgaande 12 maanden betaalde bedragen of, indien lager, het bedrag dat door Afosto's verzekeraar wordt uitgekeerd.
Uitsluiting van aansprakelijkheid voor onjuiste informatie: Afosto is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit handelen op basis van door de klant verstrekte incorrecte of onvolledige informatie.
Uitsluiting van indirecte schade: Afosto is niet aansprakelijk voor indirecte schade, inclusief maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, of schade door bedrijfsstagnatie, tenzij de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Afosto.
Claimperiode: Claims tegen Afosto moeten worden ingediend binnen zes maanden na het moment waarop de schade zich voor het eerst voordoet, anders wordt de claim geacht te zijn vervallen.

Artikel 10. Vrijwaring

Vrijwaring door de klant: De klant vrijwaart Afosto tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de overeenkomst, inclusief maar niet beperkt tot schadeclaims als gevolg van foutieve of onvolledige informatie verstrekt door de klant, en schade veroorzaakt door onrechtmatig gebruik van het product of de dienst door de klant. Dit geldt alleen voor zover de oorzaak van de schade niet aan Afosto is toe te rekenen.
Garanties over Informatiedragers en elektronische bestanden: De klant garandeert dat alle informatiedragers, elektronische bestanden, software en andere digitale materialen die aan Afosto worden verstrekt vrij zijn van virussen, defecten en andere schadelijke componenten. De klant verzekert ook dat deze materialen geen auteursrechtelijke bescherming schenden of anderzijds de rechten van derden overtreden.
Procedure bij schending van garantie: Indien blijkt dat de door de klant verstrekte materialen defecten, virussen of onrechtmatige inhoud bevatten, zal Afosto de klant onmiddellijk informeren. De klant is verantwoordelijk voor het direct corrigeren van dergelijke fouten op eigen kosten en voor het vergoeden van eventuele schade die Afosto lijdt als gevolg van deze defecten of virussen.

Artikel 11. Intellectuele eigendom

Bescherming van Intellectuele Eigendom: Afosto behoudt alle rechten en bevoegdheden die voortvloeien uit de auteurswet en andere relevante intellectuele eigendomswetten. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, auteursrechten, handelsmerken, patenten, ontwerprechten en handelsgeheimen die betrekking hebben op software, documentatie, en andere materialen die door Afosto worden geleverd als onderdeel van de dienstverlening.
Gebruik van Verworven Kennis: Afosto heeft het recht om de kennis en ervaring die tijdens de uitvoering van de overeenkomst zijn opgedaan te gebruiken voor andere doeleinden, zoals de ontwikkeling van nieuwe diensten en producten. Afosto verzekert dat bij dergelijk gebruik geen strikt vertrouwelijke informatie van de klant zal worden gedeeld met of openbaar gemaakt aan derden, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de klant.
Licentieverlening: Indien en voor zover Afosto intellectuele eigendomsrechten aan klanten ter beschikking stelt in de vorm van softwarelicenties of anderszins, zijn deze rechten onderworpen aan de specifieke licentievoorwaarden die schriftelijk overeengekomen worden. Deze licenties verlenen de klant het recht de intellectuele eigendommen te gebruiken binnen de grenzen van de overeengekomen voorwaarden en doeleinden.

Artikel 12. Geheimhouding en privacy

AVG: Afosto conformeert zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden niet zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant aan derden verstrekt, tenzij op basis van een wettelijke verplichting. Bij beëindiging van het contract zorgt Afosto voor het veilig en volledig verwijderen van alle klantgegevens, inclusief eventuele backups.
Feedback of suggesties: Feedback of suggesties van klanten kunnen door Afosto gebruikt worden om de dienstverlening te verbeteren. Hierbij worden geen persoonlijke gegevens van de klant openbaar gemaakt zonder diens toestemming.
Inzien klantgegevens: Afosto zal klantgegevens slechts inzien indien dit strikt noodzakelijk is voor het leveren van diensten of indien dit wettelijk vereist is, en zal daarbij de minimale hoeveelheid gegevens verwerken.

Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle rechtsbetrekkingen tussen Afosto en de klant is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur middels mediation opgelost voordat ze aan de rechter worden voorgelegd. De rechter in de vestigingsplaats van Afosto is, tenzij wettelijk anders voorgeschreven, bij uitsluiting bevoegd om van geschillen kennis te nemen. Wijzigingen in management of rechtsvorm van Afosto beïnvloeden deze overeenkomst niet.

Artikel 14. Vindplaats en wijziging voorwaarden

Afosto mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen of aanvullen, waarbij de wijzigingen ook van toepassing zijn op bestaande overeenkomsten. De klant wordt minimaal 30 dagen vooraf via e-mail en op de website van Afosto geïnformeerd over deze wijzigingen. Klanten hebben het recht om de overeenkomst te beëindigen voordat de nieuwe voorwaarden van kracht worden. Van toepassing is altijd de laatst gedeponeerde versie van de voorwaarden, of de versie die gold ten tijde van het aangaan van de overeenkomst.

Afosto Orderverwerkingscontract (OVC)

1. Instructies en Verantwoordelijkheid

Afosto handelt uitsluitend op instructies van de klant voor de verwerking van persoonsgegevens.
Het contract garandeert dat Afosto alle verwerkingsactiviteiten uitvoert in overeenstemming met de AVG en de specifieke instructies van de klant.

2. Technische en Organisatorische Maatregelen (TOM)

Afosto verbindt zich ertoe adequate technische en organisatorische maatregelen te implementeren die zorgen voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging.

3. Gebruik van Subverwerkers

Afosto mag subverwerkers inschakelen voor bepaalde taken in verband met de verwerking van persoonsgegevens, mits deze subverwerkers voldoen aan de gegevensbeschermingsstandaarden van de AVG en van Afosto.

4. Gegevensoverdracht naar Derde Landen

De overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EEA moet voldoen aan de wettelijke vereisten, inclusief het waarborgen van een passend beschermingsniveau of het gebruik van standaard contractuele clausules.

5. Melden van Inbreuken op de Gegevensbescherming

Afosto is verplicht om alle inbreuken op persoonsgegevens onverwijld aan de klant te melden en samen te werken aan het oplossen van de gevolgen van dergelijke inbreuken.

6. Rechten van Betrokkenen

Afosto assisteert de klant bij het vervullen van de rechten van betrokken personen onder de AVG, inclusief toegang, rectificatie, en verwijdering van hun gegevens.

7. Controle en Audits

Afosto staat open voor controles en inspecties van hun gegevensverwerkingspraktijken door de klant of een externe auditor, binnen redelijke grenzen en met redelijke kennisgeving.

8. Aansprakelijkheid en Schadevergoeding

Het contract bepaalt de aansprakelijkheid van Afosto en de klant voor eventuele schade veroorzaakt door overtredingen van de AVG.

9. Duur en Beëindiging

Het contract blijft van kracht zolang Afosto persoonsgegevens verwerkt namens de klant. Na beëindiging van het contract zal Afosto alle persoonsgegevens verwijderen of teruggeven aan de klant, tenzij wettelijke verplichtingen het bewaren van de gegevens vereisen.

Afosto
Kieler Bocht 15 C
9723 JA Groningen
050 711 95 19
www.afosto.com