Wat zijn de werkelijke kosten van een Headless CMS implementatie?

Veel bedrijven en organisaties overwegen of ze hun volgende website zullen ontwikkelen op een traditioneel CMS of een headless CMS. Dit is geen verrassing met de groeiende populariteit van headless CMS'en. En ja, een grondige vergelijking is goed bestede tijd, want er zijn veel verschillen tussen de twee soorten systemen. Niet alleen in gebruik en implementatie, maar ook als het op kosten aankomt.

In dit artikel leggen we de nadruk op het laatste: wat zijn de factoren die de werkelijke kosten van een headless CMS implementatie bepalen?

1. Licentie kosten

WordPress is waarschijnlijk het meest bekende traditionele CMS van deze eeuw. Een van de grootste voordelen van WordPress is dat het gratis is, althans dat je geen licentiekosten hoeft te betalen om het te gebruiken. Achter WordPress staat een gemeenschap die zorgt voor verdere ontwikkeling en verbeteringen. Hoewel WordPress gratis is, moet je je realiseren dat je voor hosting en onderhoud van dit CMS aanzienlijke kosten kunt maken.

In tegenstelling tot WordPress worden de meeste headless CMS'en (verder) ontwikkeld door een (SaaS) leverancier. De investeringen in de software worden gedekt door licentiekosten. Met de licentie-inkomsten kunnen nieuwe ontwikkelingen worden gedaan.

Vaak hebben headless systemen een freemium model om de drempel voor nieuwe klanten te verlagen. In veel gevallen betaal je pas als je het CMS daadwerkelijk (op grotere) schaal gaat gebruiken. Je betaalt vaak per gebruiker, module of per gebruik (bv. API verzoeken). Hierdoor kunnen je licentiekosten vrij snel oplopen.

Als je het (headless) CMS hebt opgezet, zul je niet snel op een ander CMS overschakelen, dus zorg dat je (vooraf) een goed inzicht krijgt in de licentiekosten en welke variabelen een mogelijke verhoging veroorzaken. Ga er niet van uit dat als je nu niets betaalt voor een traditioneel CMS, je ook wel een headless CMS zult vinden dat je voor een schijntje kunt gebruiken. Vaak kosten de licentieprijzen van een headless systeem dat door meerdere (marketing) medewerkers gebruikt wordt en veel API verzoeken ontvangt, minimaal duizenden euro's per jaar.

2. Implementatie kosten

Het feit dat een headless CMS op een andere visie bouwt dan een traditioneel CMS komt sterk tot uiting in de implementatie. Hier zie je vaak een conflict ontstaan. Een headless CMS wordt gekocht omdat de visie toekomstbestendig lijkt, maar als de organisatie nog niet klaar is voor een omnichannel inhoudsstrategie en 'traditioneel' blijft werken, heeft een headless CMS weinig nut. Bij de implementatie zijn er twee factoren die de kostprijs bepalen:

1. je interne medewerkers en hun kennis en vaardigheden,
2. de expertise die je moet inkopen voor een succesvolle implementatie.

Welke expertise heb je nodig voor een Headless implementatie?

Ik neem aan dat je een headless CMS wilt implementeren voor een omnichannel inhoudsstrategie. Omnichannel betekent dat een bedrijf een naadloze klantervaring bedient over alle kanalen (offline, online, app, enz.) waardoor het lijkt alsof het één kanaal is. Je ziet vaak dat organisaties een headless CMS kopen, maar de implementatie op een traditionele manier uitvoeren.

Bij een headless implementatie heb je minstens twee rollen of functies meer nodig dan bij een traditionele implementatie: de content architect en de content curator.

De content architect helpt bij het organiseren van inhoud en geeft advies over de beste aanpak om de inhoud te structureren, zodat die gemakkelijk hergebruikt kan worden in verschillende situaties en op verschillende kanalen en apparaten.

De content curator verzamelt, selecteert en filtert de inhoud en plaatst ze in een context. Content curation is steeds meer nodig, want bedrijven produceren veel content, maar daardoor gaat ook veel waardevolle content verloren.

Er is tegenwoordig zo veel informatie en de meeste consumenten hebben niet de tijd (of de zin) om al die content door te spitten. Dat is precies waar de content curator zich op richt. Ze kijken naar wat relevant is voor de doelgroep, en welke inhoud ze het meest interesseert, en presenteren die dan in een perfecte boog.

Een fout die veel bedrijven maken is de curator rol te zien als een coördinerende rol. Maar de curator heeft eigenlijk strategische vaardigheden om de verbanden tussen inhoud te analyseren en te weten bij welke 'buyer persona' de inhoud hoort en te bepalen waar de inhoud thuishoort binnen de 'marketing funnel'.

Er zijn maar weinig bedrijven en organisaties die de rol van content architect en content curator intern hebben. Binnen marketing en communicatie wordt inhoud nog vaak gezien als gewoon productiewerk, terwijl een succesvolle headless implementatie vereist dat je anders naar inhoud kijkt.

Als je nu naar de andere rollen kijkt, zijn die vrij 'traditioneel'. Denk aan: een (inhouds)marketeer, strateeg, SEO expert, ontwerper, ontwikkelaar, enz. Als je een of meer rollen niet beschikbaar hebt, zul je ze extern moeten inhuren. Headless trajecten zijn vaak aanzienlijk in termen van impact in uren, dus maak je budget vrij.

3. Aanpassingen

Een andere factor die de kosten van een headless CMS implementatie kan opdrijven is de behoefte aan aanpassingen. Een headless CMS geeft je veel vrijheid voor de front-end, maar omdat je niet zomaar bij de broncode van het CMS kunt komen (er zit een bedrijf achter), kun je ook niet zomaar een paar aanpassingen aan het systeem doen. Dus als je de dashboards, knoppen, functies, enz. wilt aanpassen is dit niet zo 'hack-savvy' als een traditioneel CMS waar je wel bij de broncode kunt.

In veel gevallen wil je dit ook niet, maar als je specifieke wensen hebt over hoe een oplossing moet werken, is het verstandig om hier goed onderzoek naar te doen.

4. Apps

Dit onderdeel is niet voor iedereen relevant, maar we hebben het in de loop der jaren een paar keer zien opduiken: een app. Als een bedrijf een eigen app heeft, wordt die vaak ontwikkeld als een 'monoliet' naast de bestaande communicatie (portaal, website, enz.). Als een bedrijf de 'omni-channel content' filosofie volgt, moet deze app 'opeens' in het headless proces worden opgenomen. Het is daarom beter hier van tevoren over na te denken dan halverwege of aan het eind van het proces.

5. Integraties

Een website of app staat zelden op zichzelf, zeker niet binnen een headless CMS implementatie. Vaak moeten (ruwe) gegevens uit andere bronnen komen, of, bijvoorbeeld, uit een uitgefaseerd CMS, een CRM systeem of een Customer Data Platform. Hoe meer integraties, hoe meer uren je moet besteden aan het ontwikkelen van de integraties, en van de modules die je eventueel moet aanschaffen om verbindingen te maken.

Ga vooraf na of een headless CMS kan integreren via een GraphQL, REST API, webhooks en/of Zapier of Mulesoft. Hoe meer koppelbaar een CMS is, hoe minder tijd je hoeft te besteden aan dure integraties.

6. Hosting / Beveiliging / Upgrades

Het laatste deel betreft hosting, beveiliging en verdere ontwikkeling. Als een headless CMS ook een 'hosted CMS' is, dan worden hosting, beveiliging en upgrades vaak centraal verzorgd (multi-tenant). De kosten hiervoor worden dan verdisconteerd in de licentieprijs. In sommige gevallen moet je extra betalen voor gebruik en hosting als je de 'fair use policy' overschrijdt.

Als je een 'zelf gehost' headless CMS kiest, moet je zelf voor deze zaken zorgen en de verantwoordelijkheid dragen. Dit kan een aanzienlijke invloed hebben op je budget. Beveiliging en cyberveiligheid is zeker een gebied dat aandacht vraagt.

Plate

Dit artikel is ingezonden door Pieter Versloot, Pieter is mede-oprichter van Plate een van onze trotse partners in de headless gemeenschap.

Plate is een gehost Content Management Platform dat je helpt inhoud rechtstreeks op je sites, -shops, apps, portals en andere kanalen te zetten. Content bewerken kan op een gemakkelijke en flexibele manier.

Geschreven door

Pieter Versloot

Ik ben een marketingprofessional met een bachelor- en masterdiploma in marketing. Als medeoprichter van Plate, een contentbeheerplatform, zet ik mij in voor de groei ervan door middel van effectieve marketing- en verkoopstrategieën. Met een team van 20 medewerkers en een wederverkoopnetwerk door heel Nederland hebben we Plate getransformeerd van een eenvoudige websitebouwer tot een volwassen contentbeheeroplossing met meer dan 1.000 klanten. Onze oplossing vereenvoudigt contentbeheer voor bedrijven met behoeften voor meerdere sites en meerdere landen.

Meer van Pieter Versloot