Voorraad beheer en magazijninstellingen

Het beheren van voorraad, magazijninstellingen en eenheden is een essentieel onderdeel van het WMS in Afosto. Hier vind je een gedetailleerde uitleg over hoe je dit doet.

Hoe te beginnen

1. Begin door op het tabblad 'Producten' te klikken.
2. Klik vervolgens op 'Artikelen'. Dit brengt je naar de pagina met al je producten.
3. Op het grid met producten, klik je op het product waarvoor je voorraad wilt toevoegen of magazijninstellingen wilt aanpassen.

Voorraad toevoegen

Om voorraad toe te voegen, klik je op het gewenste product. Dit opent een scherm met de productgegevens die in Afosto beschikbaar zijn.

Klik op de knop '+ Voorraad' rechtsboven in het scherm. Het onderstaande scherm zal verschijnen.

Magazijn Kiezen

In het veld 'In Magazijn', selecteer je het magazijn waar je de voorraad wilt toevoegen. Dit kan je fysieke winkel zijn of een magazijn op een andere locatie. De voorraad die je toevoegt wordt geregistreerd in het magazijn dat je hier selecteert.

Bedrijf Specificeren

In het veld 'Voor bedrijf' specificeer je van welk bedrijf de voorraad is, indien je meerdere bedrijven gekoppeld hebt aan je Afosto-account. Door dit te doen geef je aan welke van de verschillende bedrijven de eigenaar is van deze voorraad.

Posities

Gebruik het veld 'Positie' om de locatie van het product in je magazijn aan te geven, bijvoorbeeld Rek A, Plank 8, Vak 12. Als je nog geen posities hebt vastgesteld, kun je deze toevoegen door op 'Nieuwe Positie Toevoegen' te klikken. Deze posities helpen bij het identificeren van de locatie van de voorraad, wat handig is voor het maken van picklijsten en individuele bestellingen.

Geef de positie een naam en kies of het een Standaard (normale) of Bulkpositie is. Een bulkpositie betekent meestal dat je daar pallets met voorraad hebt. Na het toevoegen van een bulkpositie, kun je nog een positie creëren voor je reguliere voorraad. Op deze manier kun je zowel bulk- als reguliere locaties in je magazijn gebruiken, wat je operaties efficiënter maakt en je voorraad beter georganiseerd.

Deze posities zullen zichtbaar zijn in onze WMS-app, dus wanneer je een picklijst genereert of een bestelling opent, zie je meteen de juiste locatie voor de producten die bij die bestelling worden gebruikt.

Aantal Specificeren

Met het veld 'Aantal' geef je aan hoeveel producten je aan je voorraad wilt toevoegen.

Als je klaar bent, klik je op 'Toevoegen'. De voorraad is nu geregistreerd in het systeem, en je zult de bijgewerkte voorraad zien in het magazijn gedeelte dat je hebt gekozen.

Positie-instellingen

Je kan positie-instellingen toevoegen door op het tandwiel-icoontje naast de positienaam te klikken.

In het venster dat opent, kun je verschillende specificaties invoeren:

• Maximaal aantal stuks
  'Limiteren op een maximaal aantal'. Dit veld gebruik je om het maximum aantal stuks van deze sku op deze positie te bepalen. Hiermee kun je dus aangeven hoeveel producten van deze SKU er maximaal op deze positie passen.
• Als je kiest voor de instelling 'Ongelimiteerd' zal er geen maximum aantal producten gekoppeld worden aan de positie.
• Tijdelijke positie
  Dit is nuttig voor producten met een beperkte oplage of limited-edition items. Wanneer de voorraad op 0 komt te staan, zal de positie worden vrijgegeven voor andere producten.

Tot slot klik je op 'Opslaan'. Ik heb een extra positie toegevoegd met de naam 'F2'. Deze positie is ongelimiteerd. De positie zelf heeft de instelling 'Bulk positie'. Dit kun je aangeven wanneer je een nieuwe positie aanmaakt. Mocht de positie al aangemaakt zijn kun je dat op een andere locatie aanpassen.

Om de instellingen voor posities aan te passen kun je kijken in de documentatie over posities.
Dit komt er uiteindelijk zo uit te zien:

Mocht er dus nog een pallet binnen komen zal in het systeem geen plek zijn op de positie F2.
Om toch de pallet in je magazijn een positie te geven kun je dus nu bijvoorbeeld kiezen voor een tijdelijke positie.

Nu ben je klaar met het toevoegen van de voorraad en het aanpassen van de positie instellingen.
Je kunt er nu voor kiezen om magazijn instellingen toe te voegen. Hier kun je instellingen voor bijvoorbeeld het bestelpunt van nieuwe voorraad invoeren. Ook zijn hier instellingen voor preoders en nabestellingen.

Magazijn instellingen

Met magazijn instellingen kun je per magazijn verschillende instellingen geven aan je voorraad. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld een fysieke winkel en een magazijn hebt. Of wanneer je bijvoorbeeld 2 B.V's aan hetzelfde magazijn wilt koppelen. In dit deel van de uitleg laat ik zien wat hier allemaal mogelijk is.

Om te beginnen klik je op de knop 'Magazijn instelling'. Je kunt op de knop rechts boven aan klikken of op de knop bij het specifieke magazijn die je wilt instellen. Als je op de knop boven aan klikt kun je ook een nieuw magazijn toevoegen aan dit product. Als je op de knop klikt die bij het magazijn staat kun je dit niet doen.

Nadat je op de knop hebt geklikt zal dit menu openen:

In dit eerste deel van het menu behandelen we 5 instellingen.

Veiligheidsvoorraad

Dit is de voorraad die je altijd in je magazijn wilt hebben liggen. Dit kan handig zijn wanneer je een fysieke winkel hebt, en er altijd zeker van wilt zijn dat klanten een product kunnen kopen.

Bestelpunt

Dit is het bestelpunt, het voorraadniveau waarop je voorraad moet bijbestellen. Wanneer je voorraad onder deze drempel valt, kun je een melding ontvangen. Deze melding stelt je bijvoorbeeld in staat om nieuwe voorraad aan te kopen. Bestelpunten worden ook gebruikt bij het genereren van aanvullijsten; wanneer de voorraad van een product onder zijn bestelpunt zakt, wordt het toegevoegd aan een aanvullijst wanneer je deze aanmaakt.

Optimale voorraad

Dit is het voorraadniveau dat gebruikt wordt in aanvullijsten. Wanneer je een lijst aanmaakt, wordt het verschil tussen de werkelijke voorraad en de optimale voorraad toegevoegd aan je lijst. Dit gebeurt natuurlijk alleen wanneer de voorraad onder het bestelpunt ligt.

Maximale voorraad

Dit is het maximale aantal producten die je op voorraad wilt houden in dit magazijn.

Limiteren tot 1 positie

Wanneer je wil dat dit product altijd op dezelfde plek ligt kun je deze instelling aanzetten.

Als je bijvoorbeeld geen gebruik wil maken van een bulk locatie en de producten in 1 rij van een stelling wilt leggen met de pallets boven en de losse producten beneden.

Nabestelling toegestaan

Wanneer deze instelling aan wordt gezet is het toegestaan dat dit product besteld wordt, zelfs als deze niet meer beschikbaar is.

Dit kan van toepassing zijn wanneer je bijvoorbeeld met preorders werkt en je dus geen voorraad in je magazijn hebt liggen

Menu instellingen

In ons WMS gebruiken we pre-order deadlines. Je hebt een instelling voor pre-orders nodig om producten te kunnen bestellen tot de pre-order deadline is bereikt, zelfs als er geen voorraad beschikbaar is in het WMS.

Nadat de deadline is bereikt, kan het product niet opnieuw worden besteld totdat er weer voorraad beschikbaar is.

Overzicht

In dit overzicht zie je nu een grafiek met informatie over je voorraad. Zoals je ziet is de voorraad te laag en zal er bijbesteld moeten worden om de veiligheidsvoorraad weer aan te vullen. Dit alles zou dus geautomatiseerd kunnen worden. Mocht je daar vragen over hebben stuur dan gerust een mailtje naar support@afosto.com

Voorraadvariabelen

Bij het toevoegen van voorraad aan het Afosto-platform kun je unieke variabelen toewijzen aan elk item, zoals vervaldata, serienummers of kostprijzen. De beschikbare velden die je kan opslaan bij je voorraad zijn:

• Batchnummer
• Serienummer
• RFID
• Vervaldatum
• Gewicht

Deze instellingen kunnen per product worden aangepast.

Om voorraad toe te voegen met extra variabelen dien je deze variabelen eerst te activeren via het 'Product bewerken' scherm. Om hier te komen klik je op de productdetail pagina op 'Bewerken'.

Vervolgens scroll je naar beneden tot je bij de sectie 'Verplichte variabelen bij voorraad' bent. Hier vink je de variabelen aan die je wilt registreren bij het toevoegen van voorraad voor dit product.

Zodra je dit hebt gedaan zal in de WMS app en in het platform de interface wijzigen wanneer je voorraad toevoegt. Zie hieronder wat er gebeurt.

Voorraad toevoegen met voorraad variabelen

Wanneer je op een productdetailpagina bent, klik je op "+ Voorraad". Het onderstaande scherm zal verschijnen:

Magazijn Kiezen

In het veld 'In Magazijn', selecteer je het magazijn waar je de voorraad wilt toevoegen. Dit kan je fysieke winkel zijn of een magazijn op een andere locatie. De voorraad die je toevoegt wordt geregistreerd in het magazijn dat je hier selecteert.

Bedrijf Specificeren

In het veld 'Voor bedrijf' specificeer je van welk bedrijf de voorraad is, indien je meerdere bedrijven gekoppeld hebt aan je Afosto-account. Door dit te doen geef je aan welke van de verschillende bedrijven de eigenaar is van deze voorraad.

Zodra je op 'Doorgaan' klikt verschijnt het onderstaande scherm, waar je naast de gebruikelijke aantallen ook de zojuist aangevinkte variabelen kan toevoegen.

Vul de waarden in die bij de voorraad behoren en klik op 'Toevoegen'. De voorraad is nu toegevoegd met de productvariabelen.

Voorbeelden

Bij het toevoegen van voorraad aan het Afosto-platform kun je unieke variabelen toewijzen aan elk item, zoals vervaldata, serienummers of kostprijzen. Deze methode zorgt ervoor dat elk voorraadrecord specifieke kenmerken vastlegt, wat identificatie en tracking van elk item mogelijk maakt. Bijvoorbeeld:

• Houdbaarheidsdatum: Deze variabele is cruciaal voor het beheren van producten met een beperkte houdbaarheid, zoals voedingsmiddelen of medicijnen. Door vervaldata te registreren, kun je de veiligheid van producten en naleving van regelgeving waarborgen, terwijl je ook de voorraadrotatie optimaliseert door een first-expire-first-out (FEFO) systeem te gebruiken.
• Serienummers (IMEI): Voor elektronica zoals smartphones of tablets dient het International Mobile Equipment Identity (IMEI) als een unieke identificator voor elk apparaat. Het registreren van de IMEI als serienummer in je voorraadsysteem helpt bij het bijhouden van individuele eenheden door hun levenscyclus, ondersteunt garantiebeheer en is nuttig bij diefstal of verlies.
• Kostprijzen: Het bijhouden van de kostprijs van elk voorraaditem kan helpen bij een nauwkeurige winstanalyse en prijsstrategieën. Door deze variabele te registreren, kun je schommelingen in leveranciersprijzen monitoren, je marge effectief beheren en het financiële effect van voorraadveranderingen op je totale bedrijfsprestaties begrijpen.

Deze voorbeelden tonen hoe verschillende variabelen kunnen worden gebruikt om voorraadbeheer op het Afosto-platform te verbeteren, waardoor de specifieke kenmerken van elk item efficiënt worden vastgelegd en benut voor efficiënte bedrijfsvoering.