Bestedingslimiet instellen voor organisaties

Met een bestedingslimiet bepaal je hoeveel een organisatie maximaal open mag hebben staan aan bestellingen op rekening. Zo voorkom je dat een zakelijke klant meer bestelt dan je als krediet wilt toestaan.

In deze handleiding lees je hoe je de bestedingslimiet instelt op een organisatie, hoe je dit in één keer doet voor meerdere nieuwe organisaties met de bulkactie ‘Organisaties importeren’, en hoe je het verkoopkanaal de limiet laat controleren.

Hoe werkt de bestedingslimiet?

• Per organisatie: de limiet stel je in op de organisatie, niet op een contact. Alle contacten die namens de organisatie bestellen, gebruiken dezelfde limiet.
• Organisaties met accounttoegang: het veld ‘Bestedingslimiet’ is beschikbaar bij organisaties van het type ‘Met accounttoegang (gedeeld)’.
• Alleen bij bestellingen op rekening: bestellingen die direct worden betaald, vallen niet onder de limiet.
• Beschikbare ruimte: Afosto trekt van de bestedingslimiet het bedrag af van bestellingen die nog niet volledig betaald zijn. Is een nieuwe bestelling hoger dan wat overblijft, dan kan de klant niet op rekening betalen.
• Alleen als de controle aanstaat: Afosto controleert de limiet alleen als je dit hebt ingesteld op het verkoopkanaal. Dit lees je verderop bij ‘Controle aanzetten op het verkoopkanaal’.

Bestedingslimiet instellen op een organisatie

Bij een nieuwe organisatie

Ga naar ‘Klanten’ in het Afosto-platform en selecteer ‘Organisaties’ in het dropdownmenu. Klik op ‘Toevoegen’ in de rechterbovenhoek. Vul de gegevens van de organisatie in en vul bij ‘Bestedingslimiet’ het maximale bedrag in dat mag openstaan.

Lees meer over het aanmaken van een organisatie in ‘Organisaties toevoegen’.

Bij een bestaande organisatie

Ga naar ‘Klanten’ en selecteer ‘Organisaties’. Open de organisatie, pas het veld ‘Bestedingslimiet’ aan en sla de wijziging op.

Bestedingslimiet in bulk instellen

Voeg je veel nieuwe organisaties tegelijk toe, dan kun je de bestedingslimiet direct meegeven met de bulkactie ‘Organisaties importeren’.

1. Het template bevat standaard geen kolom voor de bestedingslimiet. Voeg zelf een kolom ‘Bestedingslimiet’ toe aan je spreadsheet en vul per organisatie het bedrag in.
2. Ga naar ‘Processen’ en klik op ‘Bulkacties’. Kies de bulkactie ‘Organisaties importeren’.
3. Doorloop de stappen zoals beschreven in ‘Bulkactie organisaties toevoegen’.
4. Koppel bij de stap ‘Kolomselectie’ je kolom handmatig aan het Afosto-veld ‘Bestedingslimiet’.
5. Controleer bij de validatie of er geen fouten zijn en klik op ‘Bulkactie uitvoeren’.

Alleen voor nieuwe organisaties

De bulkactie ‘Organisaties importeren’ maakt nieuwe organisaties aan. De bestedingslimiet van een bestaande organisatie wijzig je via de organisatie zelf.

Controle aanzetten op het verkoopkanaal

Alleen een bedrag invullen op de organisatie is niet genoeg. Je moet het verkoopkanaal ook laten controleren of een bestelling binnen de limiet past.

Open het verkoopkanaal waarop je organisaties bestellen en ga naar het onderdeel ‘Financieel’. Zet het vinkje ‘Bestellingen moeten volledig gedekt zijn’ aan en sla de wijziging op.

Met deze instelling moet een bestelling volledig gedekt zijn voordat Afosto haar verwerkt: door een volledige betaling of door voldoende ruimte binnen de bestedingslimiet van de organisatie. Dit geldt voor bestellingen die binnen het Afosto-platform worden aangemaakt. Bestellingen van marktplaatsen vallen hier niet onder.

Zonder vinkje geen controle

Staat ‘Bestellingen moeten volledig gedekt zijn’ uit, dan controleert Afosto de bestedingslimiet niet. Ook niet als je een bedrag hebt ingevuld op de organisatie.

Wat gebeurt er als de limiet is bereikt?

Is het bedrag van een bestelling hoger dan de beschikbare ruimte van de organisatie, dan is betalen op rekening niet mogelijk. Betaalmethodes waarbij de klant direct betaalt, blijven gewoon beschikbaar.

Organisatie toch op rekening laten bestellen

Wil je dat een organisatie weer op rekening kan bestellen? Verhoog dan de bestedingslimiet op de organisatie, of wacht tot openstaande bestellingen zijn betaald.