Voorraadsynchronisatie met Exact werkt niet correct

Stap-voor-stap diagnose en oplossing wanneer de voorraadsynchronisatie tussen Afosto en Exact niet correct functioneert.

Voorraadsynchronisatie Exact: oorzaken en diagnose

Als de voorraadsynchronisatie tussen Afosto en Exact niet correct werkt, kan dat leiden tot afwijkende voorraadhoeveelheden, gemiste verkopen of onjuiste inkooporders. De oorzaak ligt meestal in de configuratie van de koppeling, maar soms spelen timing, rechten of gegevensconflicten een rol.

Dit artikel leidt je stap voor stap door de diagnose en oplossing. Je doorloopt achtereenvolgens:

• de basisinstellingen van de Exact-koppeling in Afosto controleren
• veelvoorkomende oorzaken van synchronisatiefouten identificeren
• logboeken en foutmeldingen interpreteren
• de synchronisatie handmatig opnieuw starten of resetten
• contact opnemen met ondersteuning als het probleem aanhoudt

Volg de stappen in volgorde. Veel problemen zijn al opgelost na de eerste of tweede stap, dus het is niet altijd nodig om het hele artikel te doorlopen.

Kom je een situatie tegen die hier niet wordt beschreven, of twijfel je over een specifieke instelling? Laat het weten via de feedbackoptie onderaan deze pagina. Aanvullende voorbeelden van veelvoorkomende oorzaken helpen om dit artikel verder te verbeteren.

Let op: controleer vóórdat je begint of je beschikt over beheerdersrechten in zowel Afosto als Exact. Zonder de juiste rechten kun je bepaalde instellingen niet inzien of aanpassen.

Stap 1: Controleer of SKU's overeenkomen

Een niet-overeenkomende SKU is verreweg de meest voorkomende oorzaak van een falende voorraadsynchronisatie tussen Afosto en Exact. Afosto koppelt artikelen aan Exact op basis van de SKU: als deze aan beide kanten niet exact hetzelfde is — inclusief hoofdletters, spaties en eventuele voorloopnullen — herkent Afosto het artikel niet en wordt de voorraad niet bijgewerkt.

Controleer dit als volgt:

1. Open in Afosto het betreffende artikel via Producten → Artikelen en noteer de SKU zoals die daar staat.
2. Zoek hetzelfde artikel op in Exact en vergelijk de artikelcode veld voor veld met de SKU uit Afosto.
3. Corrigeer de afwijking in Afosto of Exact zodat beide waarden identiek zijn.

[IMAGE: Vergelijking van SKU-veld in Afosto en artikelcode in Exact naast elkaar]

Let op kleine verschillen die je snel over het hoofd ziet, zoals een extra spatie of een afwijkend gebruik van hoofdletters. Zodra de SKU's overeenkomen, triggert de volgende synchronisatie automatisch een bijwerking van de voorraad.

Stap 2: Voer een handmatige voorraadupdate uit via bulkactie

Klopt de voorraad na de SKU-controle nog steeds niet? Dan kun je de synchronisatie een extra duw geven door handmatig een bulkactie uit te voeren. Met een voorraadupdate (stock update) stuur je voor meerdere artikelen tegelijk de actuele voorraadstanden door naar Exact, zonder te wachten op de eerstvolgende automatische synchronisatieronde.

Hoe je deze bulkactie stap voor stap uitvoert, lees je in de handleiding: [Verzend voorraadupdates via batches](https://afosto.com/nl/docs/basisfuncties/batches/verzend-voorraadupdates/?utm_source=ai_content&utm_medium=docs_link&utm_campaign=docs_body_draft).

Voer de bulkactie uit en controleer daarna in Exact of de voorraadstanden zijn bijgewerkt.

Stap 3: Controleer activiteitenlogging en foutmeldingen in Afosto

Als de voorraad na de vorige stappen nog steeds niet correct synchroniseert, bekijk dan de activiteitenlogging van het betreffende product. Hierin zie je precies welke acties zijn uitgevoerd en of er foutmeldingen zijn opgetreden.

Open het product in Afosto en navigeer naar het tabblad Activiteiten. Scroll door de log en zoek naar regels met een foutmelding of een rood icoontje — dit zijn de meldingen die de synchronisatie hebben onderbroken.

[IMAGE: Screenshot van de activiteitenlogging van een product in Afosto, met een zichtbare foutmelding in de log]

Veelvoorkomende foutmeldingen en wat ze betekenen:

• Verbindingsfout met Exact — de koppeling is verbroken of de autorisatie is verlopen. Controleer de koppelingsinstelling en autoriseer opnieuw indien nodig.
• Artikelcode niet gevonden — het artikel bestaat niet (meer) in Exact of de koppeling via artikelcode klopt niet.
• Timeout — Exact reageerde niet op tijd; probeer de synchronisatie opnieuw uit te voeren.

Kopieer de exacte foutmelding als je contact opneemt met support — dit versnelt de diagnose aanzienlijk.

Stap 4: Controleer welke voorraadlocaties deelnemen aan de Exact-synchronisatie

Naast de koppeling en het artikelmapping is het de moeite waard om te controleren welke voorraadlocaties deelnemen aan voorraadmutaties. Als een voorraadlocatie niet is opgenomen in de Exact-synchronisatie, worden mutaties op die locatie niet doorgestuurd naar Exact — of andersom. Dit leidt tot een verschil in voorraadaantallen dat lastig te traceren is.

Ga in Afosto naar de instellingen van de Exact-koppeling en controleer per voorraadmutatietype welke locaties zijn aangevinkt. Zorg dat alle locaties die je operationeel gebruikt ook daadwerkelijk deelnemen. Ontbrekende of verkeerd geconfigureerde locaties zijn een veelvoorkomende oorzaak van stille synchronisatiefouten.

[IMAGE: Overzicht van deelnemende voorraadlocaties in de Exact-koppelingsinstelling]

Wanneer contact opnemen met Afosto support

Kom je er na bovenstaande stappen niet uit, neem dan contact op via support@afosto.com. Stuur daarbij altijd de URL van de betreffende pagina in Afosto mee, samen met screenshots van de foutmelding of de afwijkende voorraadwaarden. Hoe meer context je aanlevert, hoe sneller het probleem te reproduceren is.

Pas de synchronisatie-instellingen in de tussentijd niet handmatig aan. Een verkeerde wijziging kan leiden tot inconsistente voorraadstanden aan beide kanten van de koppeling, wat het oplossen achteraf aanzienlijk lastiger maakt.