Organisaties toevoegen

Bij je webshop draait het niet alleen om je producten, maar vooral om de mensen die ze kopen: je klanten. Bij Afosto maken we onderscheid tussen twee typen klanten: contacten en organisaties. In deze handleiding richten we ons op de organisaties – de bedrijven die zakelijke bestellingen plaatsen.

Zakelijke bestellingen bevatten, naast een organisatie, ook altijd een contact. Dit is de persoon die namens de organisatie de bestelling plaatst. Lees hier meer over in ‘Contacten toevoegen’.

Ook binnen organisaties maken we onderscheid tussen twee typen:

• **Met accounttoegang (gedeeld): **Dit type organisatie heeft wel accounttoegang. Hiermee kan op deze organisatie worden ingelogd op je webshop en in de accountomgeving door één of meerdere contacten toegang te geven. Verder heeft dit type dezelfde functionaliteiten als een ‘standaard’ organisatie.

• Zonder accounttoegang: Dit type organisatie heeft geen accounttoegang, waardoor er niet kan worden ingelogd op deze organisatie. Met deze organisatie kunnen echter wel B2B-bestellingen worden afgehandeld in het Afosto-platform, bijvoorbeeld wanneer je regelmatig handmatig B2B-bestellingen voor bepaalde klanten wilt toevoegen.

Organisatietype wijzigen

Het organisatietype kan later altijd nog gewijzigd worden van 'zonder accounttoegang' naar 'Met accounttoegang (gedeeld)' om contacten alsnog accounttoegang te geven.

Organisaties toevoegen

Organisaties kunnen handmatig of in bulk worden toegevoegd in het Afosto-platform. Hieronder leggen we stapsgewijs uit hoe je organisaties kunt toevoegen.

Handmatig toevoegen

Ga naar ‘Klanten’ in het Afosto-platform en selecteer ‘Organisaties’ in het dropdownmenu. Op deze pagina vind je een overzicht van alle organisaties van al je verkoopkanalen, zowel organisaties met accounttoegang als organisaties zonder accounttoegang. Klik op 'Toevoegen' in de rechterbovenhoek om vervolgens handmatig een organisatie toe te voegen.

Voer allereerst de gevraagde gegevens in, zoals de naam van de organisatie, het KvK-nummer en een administratief e-mailadres. Vervolgens moet je een groep selecteren. Groepen helpen bij het categoriseren, onderscheiden en herkennen van organisaties. Daarnaast hebben organisaties met een groep alleen toegang tot de account omgeving bij een storefront verkoopkanaal met dezelfde groep. Bijvoorbeeld, contacten in de groep 'Shop A' kunnen alleen inloggen op de accountomgeving van het storefront-verkoopkanaal waarbij 'Shop A' is ingesteld als groep.

Groep contact en verkoopkanaal

Om in te kunnen loggen op de account omgeving van je storefront-verkoopkanaal moet het contact dezelfde groep hebben als de groep die is ingesteld op het betreffende verkoopkanaal.

Naast de algemene informatie en de groep kun je ook andere gegevens verstrekken, zoals 

Een bestedingslimiet, factuuradressen, verzendadressen, telefoonnummers, btw-nummers en IBAN nummers.

Bestedingslimiet

Het bestedingslimiet is het maximale bedrag aan bestellingen dat mag openstaan voor deze organisatie.

Contacten met account toegang

Zoals eerder aangegeven maken we onderscheid tussen twee typen organisaties: Zonder accounttoegang en met accounttoegang. De optie om contacten toe te voegen met accounttoegang is alleen beschikbaar voor het type: Met accounttoegang (gedeeld).

Selecteer hierbij de contacten die je toegang wilt geven tot de organisatie. Elk contact heeft standaard de rol ‘Admin’, maar deze kun je na selectie altijd wijzigen naar elke gewenste rol. Hierbij heb je de volgende opties:

• Admin:
• Medewerker:
• Gebruiker:

Eén contact met de rol 'Admin' vereist

Er moet altijd minimaal één contact zijn met de rol 'Admin'. Dit om te voorkomen dat geen enkel contact de gegevens en instellingen van de organisatie kan beheren.

Persoonlijke prijslijsten

Aan een organisatie met accounttoegang kan ook een persoonlijke prijslijst worden gekoppeld. Met een persoonlijke prijslijst kun je prijzen tonen die alleen voor deze specifieke organisatie gelden en zichtbaar zijn op je Afosto-webshop. Deze prijzen zijn alleen zichtbaar nadat het contact dat toegang heeft tot de organisatie is ingelogd op je webshop. Bijvoorbeeld handig wanneer je specifieke afspraken met deze organisatie hebt gemaakt. Lees hier meer over ‘Persoonlijke prijslijsten’.

In bulk toevoegen

Indien je meerdere organisaties tegelijk wilt toevoegen, dan kun je gebruikmaken van de bulkactie: Organisatie importeren. Lees hier meer over de bulkactie en over ‘Organisaties importeren’.