Je organisatie instellen

De module "Setting Up My Organization" in het Afosto-platform helpt u uw bedrijfsactiviteiten stap voor stap te organiseren. Hiermee kunt u belangrijke elementen definiëren, zoals bedrijven, locaties, magazijnen, leveranciers, domeinen en inboxen, zodat alles gestructureerd en eenvoudig te beheren is. Deze module zorgt voor gecentraliseerde controle voor efficiënt beheer.

Deze elementen werken samen om kritische vragen te beantwoorden, zoals "Wie verkoopt het?", "Waar bevindt het zich?" en "Hoe wordt het beheerd?".

Door deze secties in te vullen, creëert u een duidelijk raamwerk voor het beheren van inventaris, verkoop en communicatie. Door de logische volgorde te volgen - Bedrijf → Locatie → Magazijn - zorgt u voor naadloze integratie en gestroomlijnde processen.

Om dingen in te stellen, is het belangrijk om een ​​logische volgorde te volgen:

• Als u een magazijn wilt toevoegen, moet u eerst een locatie toevoegen.
• Als u een locatie wilt toevoegen, moet u eerst een bedrijf toevoegen.

Elke sectie biedt een gedetailleerd overzicht, waarom het essentieel is om ze in te vullen en de configuratie om aan de behoeften van uw organisatie te voldoen.

In deze handleiding onderzoeken we hoe u uw organisatie kunt besturen.

Laten we beginnen 🚀

Hoe beheer ik mijn organisatie?

Nadat u bent ingelogd op uw Afosto-account, klikt u op de "Beheerder-app" knop in de rechterbovenhoek van de koptekst op het Afosto-scherm.

Er wordt een nieuw scherm geopend, selecteer "Mijn organisatie" van het linkerpaneel van het scherm om toegang te krijgen tot uw organisatie en deze te beheren.

Na het klikken op de Mijn organisatie module, ziet u de volgende secties:

1. Bedrijven 
2. Locaties
3. Leveranciers
4. Magazijnen
5. Domeinen 
6. Postvakken IN

Laten we elke sectie in detail verkennen om hun functionaliteiten te begrijpen.

Bedrijven

Het gedeelte Bedrijven beantwoordt de vraag "Wie verkoopt het?". Een bedrijf is de verkopende entiteit, zoals uw online winkel of een fysieke winkel. U moet voor elke verkopende partij een bedrijf aanmaken. Als u bijvoorbeeld zowel een online winkel als een fysieke winkel hebt, zijn dit twee afzonderlijke bedrijven.

Waarom heb ik dit nodig?

U moet eerst bedrijven toevoegen, omdat deze de basis vormen voor het toevoegen van locaties en magazijnen. Zonder bedrijf kunt u geen locaties of magazijnen toevoegen.
Klik op de “Bedrijven”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u gegevens kunt invoeren om een ​​bedrijf toe te voegen. Het bevat velden voor:

• Bedrijfsnaam
• Bezoekadres
• Factuuradres
• BTW-nummers
• Telefoonnummer
• Openingstijden

Hieronder vindt u een gedetailleerd overzicht van de velden en bijbehorende acties voor het bedrijfsgedeelte:

Bedrijfsnaam

Voer uw bedrijfsnaam in het tekstveld in om als identificatie te dienen.

Bezoekadres

Het bezoekersadres is de locatie waar klanten of bezoekers uw bedrijf kunnen bereiken. Het bevat details zoals straat, stad, postcode en land.

Klik op de "+ Adres toevoegen" actieknop om het bezoekersadres voor uw bedrijf in te voeren.

De Adres toevoegen Er verschijnt een venster waarin u gedetailleerde zakelijke adresgegevens kunt invoeren.

Factuuradres

Het factuuradres wordt gebruikt voor facturerings- en betalingsdoeleinden, waarbij de locatie van financiële transacties wordt vermeld.
Klik op de "+ Adres toevoegen" actieknop om het factuuradres toe te voegen.

De Adres toevoegen Er wordt een venster geopend met de volgende details:

BTW-nummers

Btw-nummers zijn belastingidentificatienummers die worden gebruikt voor het verwerken van belastinggerelateerde transacties voor bedrijven binnen specifieke regio's.

Klik op de " + BTW-nummer toevoegen" actieknop om de btw-nummergegevens van het bedrijf in te voeren.

De BTW-nummer toevoegen Er wordt een venster geopend waarin u een land kunt selecteren en het BTW-nummer in het juiste formaat kunt invoeren.

Telefoonnummer

Het telefoonnummer is het contactnummer voor het bedrijf en wordt gebruikt voor communicatie en ondersteuning.

Klik op de "+ Telefoonnummer toevoegen" actieknop om een ​​nauwkeurig contactnummer in te voeren.

De Telefoonnummer toevoegen Er verschijnt een venster waarin u een telefoonnummer kunt invoeren.

Openingstijden

Openingstijden specificeren de dagen en tijden waarop een bedrijf of locatie actief is.
Klik op de "+ Openingstijden toevoegen" actieknop om de openingstijden in te stellen.

De Openingstijden toevoegen Er wordt een venster geopend waarin u de openingstijden van het bedrijf kunt instellen.

Nadat u het formulier Bedrijf toevoegen heeft ingevuld, klikt u op de "Toevoegen" om de invoer op te slaan die op het scherm Bedrijven verschijnt.

Bedrijfsgegevens worden toegevoegd als nieuw item op de pagina Bedrijven.

Om een ​​gewenst item te verwijderen, klikt u op het ellipspictogram (drie stippen) ernaast en selecteert u de optie "Verwijderen" optie.

Locaties

Het gedeelte Locaties beantwoordt de vraag "Waar bevindt het zich?". Een locatie vertegenwoordigt de fysieke plaats waar producten worden opgeslagen, verzonden of opgehaald. Elke fysieke locatie van waaruit uw bedrijf opereert, moet worden toegevoegd aan Afosto en wordt gekoppeld aan een bedrijf.

Waarom heb ik dit nodig?

Locaties vertellen het systeem waar uw inventaris zich bevindt. Als u een magazijn wilt toevoegen, moet u eerst een locatie toevoegen.
Klik op de “Locaties”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het venster om locaties toe te voegen.

Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u gegevens kunt invoeren voor het toevoegen van een locatie. Het bevat velden voor:

• Naam van locatie
• Adres
• Openingstijden
• Afgesneden tijden

Hieronder vindt u een gedetailleerd overzicht van de velden en bijbehorende acties voor het bedrijfsgedeelte:

Naam van locatie

Voer de locatienaam in de locatie in Naam veld.

Adres

Klik op de "+ Adres toevoegen" knop om het locatieadres in te voeren.

De Adres toevoegen Er wordt een venster geopend waarin u de benodigde adresgegevens kunt invoeren.

Openingstijden

Klik op de "+ Openingstijden toevoegen" actieknop om de operationele dagen en tijden voor de locatie op te geven.

De "Openingstijden toevoegen" Er wordt een venster geopend waarin u de locatie van de openingstijden kunt instellen.

Afgesneden tijden

Klik op de "+ Sluitingstijden toevoegen" om de uiterste tijdstippen voor orderverwerking of andere activiteiten op de locatie te definiëren.

De "+ Sluitingstijden toevoegen" Er wordt een venster geopend waarin u de sluitingstijden kunt instellen door dagen te selecteren en tijden op te geven.

Klik de "Toevoegen" knop om de locatie op te slaan.

Locatiegegevens worden toegevoegd als nieuw item op de pagina Locaties

Om een ​​gewenst item te verwijderen, klikt u op het ellipspictogram (drie stippen) ernaast en selecteert u de optie "Verwijderen" optie.

De "Link Fulfillment-integratie" Met de optie kunt u de locatie koppelen aan een fulfilmentservice, terwijl de "Verwijderen" optie verwijdert de gekoppelde afhandelingsintegratie van de locatie.

Leveranciers

Met de sectie Leveranciers kunt u de inkomende voorraad bijhouden en bevoorradingslijsten voor elke leverancier maken.

Waarom heb ik dit nodig?

Leveranciers maken het eenvoudiger om uw voorraad te beheren en aan te vullen, zodat u altijd de voorraad hebt die u nodig hebt.

Klik op de “Leveranciers”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u gegevens kunt invoeren om een ​​bedrijf toe te voegen. Het bevat velden voor:

• Leveranciersnaam
• Bezoekadres
• Factuuradres
• BTW-nummers
• Telefoonnummers
• Openingstijden

Hieronder vindt u een gedetailleerd overzicht van de velden en bijbehorende acties voor het bedrijfsgedeelte:

Leveranciersnaam

Vul de naam van de leverancier in.

Bezoekadres

Voeg het bezoekersadres van de leverancier toe door op de knop te klikken "+ Adres toevoegen" actieknop.

De "Adres toevoegen" Er verschijnt een venster waarin u gedetailleerde zakelijke adresgegevens kunt invoeren.

Factuuradres

Klik op de "+ Adres toevoegen" actieknop om het factuuradres toe te voegen.

De Adres toevoegen Er wordt een venster geopend met de volgende details:

BTW-nummers

Klik op de " + BTW-nummer toevoegen" actieknop om het btw-nummer van de leverancier in te voeren voor belastingdoeleinden.

De "BTW-nummer toevoegen" Er wordt een venster geopend waarin u een land kunt selecteren en het BTW-nummer in het juiste formaat kunt invoeren.

Telefoonnummer

Klik op de "+ Telefoonnummer toevoegen" actieknop om een ​​nauwkeurig contactnummer voor het bedrijf in te voeren.

De Telefoonnummer toevoegen Er verschijnt een venster waarin u een telefoonnummer kunt invoeren.

Openingstijden

Klik op de "+Openingstijden toevoegen" actieknop om de reguliere openingstijden van het bedrijf in te stellen.

De "Openingstijden toevoegen" Er wordt een venster geopend waarin u de openingstijden van het bedrijf kunt instellen.

Klik op de "Toevoegen" knop om de leveranciersgegevens op te slaan.

Leveranciersgegevens worden als nieuw item op de leverancierspagina toegevoegd

Om een ​​gewenst item te verwijderen, klikt u op het ellipspictogram (drie stippen) ernaast en selecteert u de optie "Verwijderen" optie.

Magazijnen

De sectie Warehouses beheert de voorraadopslag. Een warehouse is gekoppeld aan een locatie en is de plek waar uw voorraad wordt opgeslagen. Warehouses kunnen worden beheerd binnen Afosto of via een extern systeem.

Waarom heb ik dit nodig?

Warehouses helpen u uw voorraad bij te houden. Om een ​​warehouse toe te voegen, moet u eerst een bedrijf en een locatie aanmaken.
Klik op de “Magazijnen”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Er wordt een nieuw scherm geopend voor het aanmaken van een magazijn, waarin u de volgende gegevens kunt invoeren:

• Magazijnnaam
• Locatie
• Magazijn beheren
• Standaardinstellingen
• Bedrijven 

Magazijnnaam

Vul de naam van het magazijn in.

Locatie

Selecteer de locatie van het magazijn in de vervolgkeuzelijst en klik op de “+ Nieuwe locatie toevoegen” actieknop om een ​​nieuw adres in te voeren.

Magazijn beheren 

Vink het vakje aan “Als het magazijn buiten Afosto wordt beheerd” welke betekent dat de voorraad alleen kan worden bekeken, maar niet kan worden beheerd.

Standaardinstellingen

De standaardinstellingen in het magazijnscherm bieden opties om de voorraad efficiënt te beheren:

Beperk SKU's tot één enkele positie: Zorgt ervoor dat elke SKU (voorraadhoudende eenheid) op slechts één aangewezen positie binnen het magazijn wordt opgeslagen om duplicatie te voorkomen.

Behoud het maximale aantal stuks per positie: Hiermee kunt u een limiet opgeven voor het aantal eenheden van een SKU dat op één positie kan worden opgeslagen, waardoor een beter ruimtegebruik en een betere organisatie wordt gegarandeerd.

Bedrijven 

Klik op de "Toevoegen" knop aan de rechterkant.

Er verschijnt een nieuw bedrijfsvenster. Selecteer een bedrijf in de vervolgkeuzelijst en klik "Toevoegen" om het bedrijf aan het magazijn te koppelen.

Klik op de "Toevoegen" om de magazijngegevens op te slaan.

Magazijngegevens worden toegevoegd als een nieuw item op de pagina Magazijnen.

Om een ​​gewenst item te verwijderen, klikt u op het ellipspictogram (drie stippen) ernaast en selecteert u de optie "Verwijderen" optie.

Domeinen

Met de sectie Domeinen kunt u domeinnamen verifiëren. Dit is nodig als u e-mails (zoals orderbevestigingen) wilt versturen via Afosto of het afrekensysteem van Afosto wilt gebruiken.

Waarom heb ik dit nodig?

Domeinverificatie zorgt ervoor dat uw e-mails en afrekenprocessen veilig en betrouwbaar zijn voor uw klanten.
Klik op de “Domeinen”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Deze sectie omvat:

• Domeinnaam toevoegen
• Domeineigendom verifiëren

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het scherm. 

Domeinnaam toevoegen

Een Domein toevoegen venster verschijnt. In de ‘Domeinnaam’ veld, specificeer de domeinnaam die u wilt gebruiken.

Klik op de "Volgende" knop om verder te gaan.

Domeineigendom verifiëren

Eigendom verifiëren: Log in bij uw hostingprovider, kopieer de DNS-records en voeg deze toe aan uw DNS-instellingen.

Verificatieproces: Zodra de DNS-records correct zijn toegevoegd, klikt u op "Verifiëren". 

Opmerking: Het verificatieproces kan maximaal 2 dagen duren. Er wordt een melding verzonden zodra het domein succesvol is geverifieerd.

Postvakken IN

Met de sectie Inboxes kunt u e-mailcommunicatiekanalen instellen voor het beheren van klantinteracties en andere zakelijke correspondentie.

Waarom heb ik dit nodig?

Inboxes zorgen voor soepele communicatie met uw klanten, zodat u berichten zoals vragen of orderupdates eenvoudig kunt beheren.

Klik op de “Inboxes”-module uit de linkerzijbalk van het Afosto-scherm.

Klik op de "Toevoegen" knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Een Postvak IN toevoegen Er verschijnt een scherm waarin u de volgende gegevens kunt invoeren:

• Naam inbox
• Geef een e-mailadres op
• Reageer op

Naam inbox

Voer in het veld Inboxnaam een ​​naam in voor uw inbox.

Geef een e-mailadres op

Kies een Afosto-domein of een aangepast domein en vul het e-mailadres in.

Opmerking: Standaard is een e-mailadres ingesteld op ‘Gebruik een Afosto-domein’.

Reageer op

Kies in het gedeelte Beantwoorden aan of het antwoordadres hetzelfde is als het e-mailadres of geef een ander adres op.
Opmerking: Standaard is Beantwoorden ingesteld op de ‘hetzelfde als e-mailadres’.

Klik op de "Toevoegen" knop om de nieuwe inboxconfiguratie op te slaan.