Wat is een bestelling in Afosto?

In Afosto is een bestelling een aankoop die je klant wil maken of heeft gedaan. Deze bestellingen kunnen uit verschillende kanalen komen, zoals je eigen webshop of een marktplaats als Bol.com. Bestellingen in Afosto vind je in het menu aan de linkerkant onder het kopje 'Verkoop'.

Hoe verloopt een Order?

Een order gaat door drie belangrijke fases, namelijk: Concept, Open en Gesloten.

Orderstatussen

De status van een bestelling vind je terug in de overzichten en op de detailpagina van een bestelling.

Concept

Bij Afosto betekent een 'concept' order dat de bestelling in de 'CONCEPT' fase is. Een 'concept' bestelling is nog in de beginfase en is nog niet definitief of klaar om verwerkt te worden. Het is een eerste versie van de bestelling die wordt voorbereid maar nog niet is bevestigd of volledig verwerkt.

Open

Er zijn twee manieren waarop een bestelling naar de 'OPEN' staat kan gaan:

Bestellingen gaan over naar de status 'Open' na ontvangst van de juiste betaling, of worden op 'OPEN' gezet via de interface of een koppeling. Dit zorgt ervoor dat bestellingen van de conceptfase naar de actieve verwerkingsfase gaan. Je kan ze dus gaan verwerken als de status open is.

Gesloten

Een bestelling gaat naar de 'GESLOTEN' staat wanneer alle bekende taken die met de bestelling te maken hebben, zijn voltooid. Dit omvat doorgaans dat de bestelling is betaald, vervuld, en (indien dit nodig is) gefactureerd. Zodra deze taken zijn uitgevoerd, wordt de bestelling automatisch op 'GESLOTEN' gezet. Een 'GESLOTEN' bestelling kan terugkeren naar de 'OPEN' staat als er nieuwe taken of gebeurtenissen zijn die verdere acties of aandacht vereisen met betrekking tot de bestelling. Bijvoorbeeld, als een eerder vervuld item wordt geretourneerd door de klant of vermist raakt, moet de bestelling misschien opnieuw worden geopend om dit af te handelen. In dergelijke gevallen wordt de bestelling opnieuw gemarkeerd als 'OPEN' om de nodige acties te kunnen ondernemen.

Dit proces zorgt ervoor dat een 'GESLOTEN' bestelling opnieuw kan worden geopend als er nieuwe taken of gebeurtenissen zijn die actie of wijziging vereisen. Door de bestelling terug te brengen naar de 'OPEN' staat, kan de status van de bestelling en de bijbehorende taken worden bijgewerkt en beheerd.

Wat zijn Orderitems?

Elk product dat de klant wil kopen is een orderitem. Elk orderitem heeft zijn eigen informatie, zoals een unieke ID en SKU (het artikelnummer), de prijs, en de status (die ook kan zijn: Concept, Open, of Gesloten). Dit betekent dat elk product zijn eigen traject doorloopt, los van de andere producten in de order.

Er zijn ook verschillende statusindicatoren die je laten zien waar een product zich in het proces bevindt. Bijvoorbeeld, 'is_picked' laat zien dat je het product hebt gepakt uit je voorraad om het te verzenden, en 'is_invoiced' laat zien dat je een factuur voor het product hebt gemaakt.

Het is dus belangrijk om te onhouden dat elk orderitem op een bestelling zijn eigen weg kan afleggen. Op de detailpagina van een bestelling tonen we in het producten overzicht aan de rechterkant de drie belangrijkste statussen van een orderitem. Dit zijn:

• Op voorraad
• Verzonden
• Gefactureerd

Als het bolletje rood is bij 1 van deze waarden, dan is dit specifieke geval nog niet gebeurd voor een bestelling.

Bij onderstaande bestelling zijn de producten nog niet verzonden en niet gefactureerd. Dat is te zien aan de rode bolletjes. Let ook op de orderstatus, deze is in dit geval nog 'Open'.

Bij deze bestelling zijn de items op voorraad, verzonden en gefactureerd. Bij deze bestelling is de orderstatus 'Gesloten'.

Samenvatting

Met Afosto is het beheren van je orders eenvoudig. Je kunt zien in welke fase elk order (en elk product in dat order) zich bevindt, en je kunt extra regels toevoegen aan je orders om ze beter aan te passen aan jouw manier van werken. En als er iets verandert (bijvoorbeeld, als een klant van gedachten verandert over een aankoop), kun je dat gemakkelijk bijwerken in Afosto.

Order Items in detail

In Afosto worden de producten die je klant wil kopen, 'orderitems' genoemd. Elk product in een order is een apart orderitem. Elk orderitem heeft zijn eigen gegevens en volgt zijn eigen proces.

Parameters

Elk orderitem heeft verschillende 'parameters'. Dit zijn gewoon stukken informatie over het product. Hier zijn enkele belangrijke parameters:

• ID en SKU: Elk orderitem heeft een uniek ID en een unieke SKU. Een SKU, of Stock Keeping Unit, is een specifieke code die helpt om het product te identificeren. Je kunt het een beetje zien als de unieke naam van het product.
• Status: Net als een order, heeft een orderitem een status. Deze status kan 'Concept', 'Open', of 'Gesloten' zijn en geeft aan waar het product zich in het verkoopproces bevindt.
• Identifiers: Dit zijn specifieke details over het product, zoals de kleur, maat, merk enzovoort.
• Positie: De positie laat zien waar het product zich in je magazijn bevindt. Dit helpt bij het organiseren van je voorraad.
• Opties: Je kunt kiezen tussen twee opties voor je orderitems, 'ALLOCATE' en 'FULFIL'. Als je 'ALLOCATE' kiest, zorgt Afosto ervoor dat het product op voorraad is. Kies je 'FULFIL', dan helpt Afosto bij de verzending van het product.
• Prijs: Hier zie je hoeveel het product kost. Dit kan de basisprijs zijn, maar ook eventuele belastingen, kortingen, en de uiteindelijke prijs die de klant moet betalen.
• Bezorgtype: Dit laat zien hoe het product bij de klant komt. 'SHIP' betekent dat het product wordt verzonden, 'COLLECT' betekent dat de klant het product bij je ophaalt.
• Bezorgmethode: Hier kan je aangeven welke bezorgservice je gebruikt om het product te verzenden.
• Verwacht op: Dit is de datum waarop de klant verwacht het product te ontvangen.
• Inkoopprijs: Dit is de prijs die je zelf voor het product hebt betaald. Dit helpt je om te zien hoeveel winst je maakt.
• Commissie: Als je het product via een derde partij verkoopt, kan je hier de commissie invoeren die je moet betalen.
• Aanpassingen: Als je de prijs van het product handmatig wilt aanpassen, bijvoorbeeld voor een korting, doe je dat hier.
• Meta_data: Hier kan je extra informatie over het product toevoegen die niet in de andere categorieën past.

Statusindicatoren

Een statusindicator laat zien waar een product zich in het verkoopproces bevindt. Hier zijn enkele belangrijke statusindicatoren:

• "Beschikbaar" of "Niet beschikbaar"
• "Verwacht op voorraad" of "Niet verwacht op voorraad"
• "Verloren gegaan" of "Niet verloren gegaan"
• "Op paklijst" of "Niet op paklijst"
• "Verpakt voor verzending" of "Niet verpakt voor verzending"
• "Verzendlabel aangebracht" of "Geen verzendlabel aangebracht"
• "Kosten betaald" of "Kosten niet betaald"
• "Goedgekeurd voor verzending" of "Niet goedgekeurd voor verzending"
• "Vrijgegeven voor verzending" of "Niet vrijgegeven voor verzending"
• "Uit magazijn gehaald" of "Niet uit magazijn gehaald"
• "Gesorteerd voor verzending" of "Niet gesorteerd voor verzending"
• "Aan bezorgdienst gegeven" of "Niet aan bezorgdienst gegeven"
• "Item geannuleerd" of "Item niet geannuleerd"
• "Geretourneerd door klant" of "Niet geretourneerd door klant"
• "Gefactureerd" of "Niet gefactureerd"

In Afosto worden deze statussen automatisch bijgewerkt op basis van het proces dat je kiest voor je orderitems.

Begrijp dat als je een optie kiest als 'ALLOCATE', 'COVER' of 'INVOICE', Afosto de verantwoordelijkheid neemt om de betreffende status te beheren. Zo wordt bij de optie 'ALLOCATE' de status 'Beschikaar' beheerd door Afosto, bij 'COVER' is dat 'Kosten betaald', en bij 'INVOICE' is dat 'Gefactureerd'.

Op deze manier kan je gemakkelijk de voortgang van elk product in elke bestelling volgen en beheren.

Ik hoop dat dit helpt om de complexiteit van orderitems in Afosto beter te begrijpen! Als je nog andere vragen hebt, aarzel dan niet om die te stellen.