Aanvullijsten

Efficiënt voorraadbeheer is cruciaal voor elk bedrijf. Het voorkomt tekorten én overbodige voorraad. De functie Aanvullijst in Afosto automatiseert dit proces door producten te signaleren die bijgevuld moeten worden, gebaseerd op ingestelde voorraaddrempels. Hier lees je hoe je dit aanpakt.

Waarom een aanvullijst gebruiken?

Met magazijninstellingen zoals veiligheidsvoorraad, bestelpunten, optimale voorraadniveaus en maximale voorraadlimieten zorgt het systeem voor een soepele bedrijfsvoering. Dit bespaart tijd, verbetert de nauwkeurigheid van je voorraad en helpt je slimme aankoopbeslissingen te maken. Zo voorkom je gemiste verkopen door tekorten en houd je je toeleveringsketen stabiel.

Magazijninstellingen voor de aanvullijst

Aanvullijsten werken op basis van de magazijninstellingen die je per product hebt ingesteld. Voordat je deze functie gebruikt, moet je die instellingen goed configureren. Alleen dan krijg je kloppende aanbevelingen voor je voorraad. Voor de magazijninstellingen hebben we een bulkactie beschikbaar.

Belangrijke instellingen

Elk product kan eigen instellingen hebben per magazijn en bedrijf. Dit zijn de belangrijkste velden:

• Veiligheidsvoorraad: Extra voorraad om onverwachte vraag of leveringsvertragingen op te vangen.
• Bestelpunt: Het niveau waarop je nieuwe voorraad moet bestellen om tekorten te voorkomen.
• Optimaal voorraadniveau: Het ideale aantal dat je op voorraad wilt hebben voor een soepele operatie.
• Maximaal voorraadniveau: De bovengrens van wat je in een specifiek magazijn wilt opslaan.

Let op: Meerdere bedrijven kunnen hetzelfde magazijn gebruiken in Afosto. Door instellingen per bedrijf aan te passen, houd je de voorraadniveaus en bestelvoorkeuren apart. Dit maakt het flexibel en afgestemd op jouw situatie.

Een aanvullingslijst genereren

Voor specifieke artikelen kunnen aanvullingslijsten worden gegenereerd magazijnen en bedrijven, zolang de respectievelijke magazijninstellingen zijn geconfigureerd. Door een aanvullingslijst te genereren, kunt u:

• Identificeer welke producten hun streefwaarde hebben bereikt of daaronder zijn gedaald Punt opnieuw ordenen.
• Bepaal de benodigde aanvulhoeveelheid per magazijn en bedrijf.
• Zorg ervoor dat de voorraadniveaus geoptimaliseerd blijven zonder overbevoorrading of tekorten.

Deze methode geeft een duidelijk overzicht van welke producten moeten worden aangevuld, waardoor een efficiënt voorraadbeheer wordt gegarandeerd.

Hoe begin je?

Je genereert een aanvullijst om te zien welke producten bijgevuld moeten worden. Dit doe je zo:

1. Ga naar het gedeelte Inkoop in de linkerzijbalk van Afosto. Klik op Aanvullijsten.

Klik rechtsboven op de knop + Lijst genereren.

Er verschijnt een venster. Kies hier het Magazijn en Bedrijf waarvoor je de lijst wilt maken. Klik daarna op Genereren.

Wat zie je in de lijst?

Het systeem toont automatisch producten die onder hun bestelpunt zijn gezakt. Je ziet:

• Welke producten bijgevuld moeten worden.
• Hoeveel je per magazijn en bedrijf moet aanvullen.
• Suggesties om je voorraad optimaal te houden zonder tekorten of overschotten.

Bekijk de voorgestelde hoeveelheden en pas ze aan als dat nodig is. Handig, toch?

Aanvullijst afronden

Je hebt een paar opties om met de lijst te werken:

• Lijst openen: Klik op Aanvullijst openen om de lijst actief te maken. Je kunt nog steeds producten verwijderen als dat nodig is. Dit is het moment om te beslissen over bestellen of verplaatsen van voorraad.
• Lijst sluiten: Kies Sluit de aanvullijst als het aanvullen klaar is. Let op: producten moeten écht aangevuld zijn, anders komen ze weer op een nieuwe lijst.
• Exporteren naar CSV: Klik op Lijst exporteren (.csv) om de lijst te downloaden. Handig voor offline inzicht of om te delen, bijvoorbeeld in Excel.

Wil je een lijst weggooien? Klik op het ellips-icoontje (drie puntjes) en kies Verwijderen.

Hoe wordt de aanvullingshoeveelheid berekend?

De hoeveelheid die je moet aanvullen komt zo tot stand:
Aanvullingshoeveelheid = optimaal voorraadniveau - huidige voorraad

Voorbeeld

• Product A heeft 8 stuks op voorraad in Magazijn A voor Bedrijf A.
• Het bestelpunt is 10 stuks.
• Het optimale voorraadniveau is 50 stuks.
• De voorraad is onder het bestelpunt, dus het komt op de lijst.
• Aanvullingshoeveelheid: 50 - 8 = 42 stuks.

Dubbele bestellingen voorkomen

Het systeem checkt twee dingen om overbodige bestellingen te vermijden:

• Bestaande aanvullijsten: Staat een product al op een andere lijst? Dat zie je in de kolom Op aanvullijsten.
• Inkomende voorraad: Verwachte leveringen staan in de kolom Inkomend. Denk aan een ontvangstlijst van je leverancier of een ander bedrijf.

Deze aantallen worden automatisch afgetrokken van de aanvullingshoeveelheid. Zo bestel je alleen wat je écht nodig hebt.

Bestellen en eenheden

In Afosto kun je per product besteleenheden instellen, zoals verkopen per stuk en inkopen in een vaste hoeveelheid (bijvoorbeeld per 6 stuks). De voorgestelde hoeveelheid in de kolom Opnieuw bestellen op een aanvullijst is gebaseerd op deze standaard inkoopeenheid. Het systeem past dit automatisch toe, maar je kunt het handmatig aanpassen als dat nodig is.

Het aanvullingsadvies wordt berekend op basis van je optimale voorraadniveau min de huidige voorraad. Vervolgens rekent Afosto dit om naar de standaard inkoopeenheid en rondt naar boven af, zodat je altijd in hele eenheden bestelt. Hieronder zie je hoe dat werkt:

Voorbeeld 1: Losse eenheden

• Aanvullingsadvies: 76 stuks.
• Standaard inkoopeenheid: 1 stuks.
• Te bestellen: 76 stuks (76 ÷ 1 = 76).

Voorbeeld 2: Inkopen per 6 stuks

• Aanvullingsadvies: 76 stuks.
• Standaard inkoopeenheid: 6 stuks per verpakking.
• Te bestellen: 13 pakketten van 6 (76 ÷ 6 = 12,67, afgerond naar 13; totaal 78 stuks).

Voorbeeld 3: Bulk (kratten)

• Aanvullingsadvies: 76 stuks.
• Standaard inkoopeenheid: 1 krat = 24 stuks.
• Te bestellen: 4 kratten (76 ÷ 24 = 3,16, afgerond naar 4; totaal 96 stuks).

Zo zorgt het systeem ervoor dat je bestellingen kloppen met hoe je inkoopt. Wil je meer weten over het instellen van deze eenheden? Check de documentatie over Producteenheden toevoegen.

Tot slot

Met Aanvullijsten in Afosto automatiseer je je voorraadbeheer. Het houdt rekening met bestelpunten, optimale niveaus, bestaande lijsten en inkomende voorraad. Zo voorkom je onnodige bestellingen en houd je je voorraad in balans. Klaar om te starten?