Wat is een order management systeem? De ultieme gids voor het kiezen van de beste oplossing

De meeste e-commercebedrijven zijn niet opzettelijk slordig met het uitvoeren van bestellingen. Geen van hen haalt opzettelijk klanten over om producten te kopen, met de reden deze te laat te versturen of door elkaar te halen. Waarom gebruiken sommige online retailers dan inefficiënte systemen om bestellingen te beheren? Hoewel veel e-commercebedrijven overstappen op order management systemen, hebben velen geen idee waar ze aan beginnen of waarom ze dat zouden moeten doen.

Als je erover denkt om een order management systeem in te voeren, zal dit artikel je voorzien van alle informatie die je nodig hebt om een weloverwogen beslissing te nemen. Je hebt een manier nodig om bestellingen te organiseren en bij te houden, en de juiste software kan je daarbij helpen. Maar wat is een orderbeheersysteem precies?

Wat is een Order Management System (OMS)?

Een order management systeem is een platform dat bedrijven helpt om de bestellingen van verschillende verkoopkanalen in één dashboard bij te houden. Deze verkoopkanalen zijn bijvoorbeeld POS-systemen en marktplaatsen zoals Amazon en Bol.com. Een OMS biedt bedrijfseigenaren verschillende oplossingen. Ten eerste biedt het een gecentraliseerd systeem voor het beheren van orders uit meerdere verkoopkanalen, waaronder fysieke locaties, websites, marktplaatsen, mobiele apps, social media platforms, en schermen in de winkel.

Ten tweede helpt een OMS bedrijven bij het organiseren en automatiseren van essentiële aspecten van hun inkoop-/fulfilmentprocessen voor zichzelf en hun klanten via alle verkoopkanalen. Een OMS-oplossing biedt de functies die je helpen bij het beheren van de kleinste details bij het afhandelen van orders, of het nu gaat om het optimaliseren van verzendroutes vanaf de dichtstbijzijnde en kosteneffectieve locatie of het voorbereiden van artikelen voor afhalen in de winkel.

Ten derde kan een OMS bedrijven helpen bij het bewaken van voorraadniveaus en het volgen van orders bij aflevering via alle verkoopkanalen om stockouts en nabestellingen te voorkomen. Stel dat een klant een van je producten koopt op Amazon of Bol; in dat geval werkt het systeem automatisch alle records op andere kanalen bij en biedt het dashboards om je te helpen de orderstatus te volgen.

Tot slot biedt een robuust OMS rapportage en analyses over fulfillment, waarmee retailers en distributeurs de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) in de gaten kunnen houden. Met geavanceerde OMS-oplossingen kun je bijvoorbeeld de orderverwerkingstijd, afhandelingskosten zoals orderverzamelen, verpakken en verzenden, en zelfs het aantal defecte en geretourneerde producten bijhouden. Het monitoren van deze en andere key performance indicators (KPI's) is de eerste stap op weg naar het identificeren van inefficiënties en het ontwikkelen van een plan om deze te verhelpen.

Hoe werkt een Order Management System?

Een orderbeheersysteem voert regelmatig meerdere bedrijfsprocessen uit. Deze processen kunnen worden gegroepeerd in drie grote stappen.

In de eerste stap geeft het OMS inzicht in de voorraad van winkels, magazijnen, logistieke bedrijven en drop-ship locaties. De gegevens van de voorraad worden gesynchroniseerd over alle verkoopkanalen.

Vervolgens, wanneer een order via een verkoopkanaal binnenkomt, legt het OMS de ordergegevens vast, optimaliseert de verzendoptie van de klant en voert de order uit. De aanpassingsopties zijn vooraf gedefinieerd om te voldoen aan de behoeften van de klant, en veel van de workflows zijn geautomatiseerd, zodat de bedrijfseigenaar zich kan richten op belangrijkere zaken.

Tot slot faciliteert een volledig functioneel OMS betalingen en communiceert het gegevens met financiële systemen nadat de order is geplaatst. Als een klant na levering een artikel wil retourneren, stelt het OMS regels op voor het verwerken van retouren uit alle kanalen, het afhandelen van omruilverzoeken, het crediteren van de klantrekening en het beheren van het dispositieproces.

Deze functionaliteiten maken deel uit van een geavanceerde headless pakket die een API-first OMS biedt dat het vastleggen en afhandelen van orders vereenvoudigt voor bedrijfseigenaren en hun klanten. Het gebruik van een headless systeem plaatst u boven 42% van de retailers die beweren dat hun zakelijke OMS een upgrade nodig heeft.

Soorten Order Management Systemen

Als het gaat om orderbeheersystemen, zijn er vele opties. Van handgeschreven grootboeken en geautomatiseerde spreadsheets tot de laatste headless API first oplossingen, alles daartussen is in de loop der jaren uitgeprobeerd en getest. Vandaag de dag zijn orderbeheersystemen gegroeid in complexiteit, effectiviteit en gebruik, en ze vallen onder twee brede categorieën.

Enterprise Software:

Sommige OMS-platformen zijn standalone modules die geen interactie hebben met andere onderdelen van een bedrijf. Een dergelijke standalone tool biedt alle belangrijke functies van orderbeheer. Het stelt bedrijven in staat ordergegevens te centraliseren en bij te houden, terwijl klant- en transactiegegevens direct beschikbaar zijn. Sommige van de betere systemen omvatten ook extra functies voor voorraad- en magazijnbeheer.

Het belangrijkste nadeel van standalone software is het gebrek aan integratie.

Zoals eerder gezegd, moet de ideale software samenwerken met verschillende andere oplossingen. Het afstemmen van uw orderbeheer met verzending, boekhouding, voorraadvraagvoorspelling, POS en andere tools kan moeilijk zijn. Als gevolg van een gebrek aan communicatie kunnen zich gegevenssilo's vormen en kunnen schaalproblemen ontstaan.

Cloud-based SaaS Model:

Een op SaaS gebaseerd platfrom dat is toegesneden op de detailhandel is een geweldige optie voor merken die serieus werk willen maken van orderbeheer en andere back-office activiteiten. Deze systemen bieden alle aspecten van het orderproces die we eerder bespraken. Dat omvat zowel de e-commerce als de fulfillment processen.

Dit OMS-model maakt een snellere en eenvoudigere implementatie mogelijk, "pay as you grow"-alternatieven voor een betere schaalbaarheid, en toegang via een browser of mobiele app vanaf elke plek waar een internetverbinding is. Bovendien onderhoudt en host een leverancier van SaaS OMS-oplossingen de software, wat resulteert in een betere gebruikerservaring en een grotere betrouwbaarheid.

Het ideale SaaS OMS zou alle noodzakelijke functies hebben voor het verwerken van orders uit meerdere kanalen, het beheren van de voorraad, logistiek en supply chain, en het bieden van analyses en voorraadprognoses. Dit OMS kan worden geïntegreerd met CRM, boekhoudsoftware en andere externe systemen om nog uitgebreidere gegevens te verstrekken voor een complete klantervaring.

Waarom online retailers een OMS nodig hebben

Er zijn veel stappen in het inkoopproces van online retail bedrijven, van het punt waar een order wordt ontvangen tot het punt waar de orderrapporten worden gegenereerd. Online retailers kunnen de efficiëntie verhogen door deze en andere essentiële processen in één digitale ruimte te organiseren met een OMS. Naast het verhogen van de bottom line, kan OMS software ook de klantervaring verbeteren.

In tegenstelling tot traditionele order management systemen, waar het verwerken van veel orders resulteert in een hoge foutmarge, maakt OMS software gebruik van taakautomatisering en magazijn- en voorraadgegevens centralisatie om fouten te verwijderen en gegevensverlies te voorkomen.

Een andere belangrijke reden waarom online verkopers een OMS nodig hebben is dat het verkopen op verschillende platforms het bijhouden van de voorraad een uitdaging kan zijn, vooral als de systemen niet in real-time synchroniseren (of helemaal niet). Wanneer een order via een order management systeem wordt afgehandeld, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt, waardoor de software uitstekend geschikt is voor multichannel bedrijven.

Hoe kies je een OMS?

Een OMS voor je bedrijf kiezen is geen beslissing die lichtvaardig genomen moet worden. Het juiste systeem kan tijd besparen, de kosten verlagen, en je klanten een betere ervaringen bieden - ervaringen die hen zullen verleiden regelmatig terug te komen.

Er zijn veel factoren waarmee je bij die beslissing rekening moet houden, zowel wat betreft mogelijke software-integraties als werkstromen die je op het systeem kunt automatiseren.

Hier zijn drie kritieke factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een OMS:

1. Technology Stack

Een kritieke factor bij het kiezen van een OMS is de technologie stack die gebruikt wordt bij de ontwikkeling van het Platform. De technologie-stack geeft een aanwijzing over hoe snel en flexibel het Platform is en wat je er qua prestaties van kunt verwachten. De beste OMS soorten zijn gebouwd met de API-first headless architectuur, die ervoor zorgt dat de beelden en pagina's van het systeem goed geoptimaliseerd zijn.

Elk winkelmerk is uniek en vereist een technologie stack die op maat ontworpen is. Met een headless commerce systeem heeft elk merk de kans om zijn gebruikerservaring aan te passen en sneller te leveren wat klanten willen en de conversie te verbeteren. Je zult misschien pas kunnen zien hoe een headless OMS je bottom line kan helpen als je een demo plant.

2. Integraties

Overweeg, voor je een systeem kiest, hoe het zal samenwerken met andere programma's die je al gebruikt. De gegevens van je OMS software moeten naadloos integreren met je boekhouding en CRM om een allesomvattend perspectief van je bedrijf te genereren.

Zorg er ook voor dat je OMS multichannel is; integraties voor verkoopkanalen, marketing tools, en andere componenten moeten allemaal deel uitmaken van dit systeem. Deze factor is vooral kritisch voor retail merken met veel verkoopkanalen. Het beste OMS voor je merk hoeft je huidige systeem niet volledig te vernieuwen; het moet alle software die je nodig hebt kunnen integreren zonder je bedrijf in gevaar te brengen.

3. Bedrijfsanalyse en rapportage

Het hebben van een robuuste rapportagefunctie op je OMS kan je op vele manieren helpen:

1. Klantgegevens geven inzicht in je doelpersonen tijdens marketingactiviteiten.
2. Nauwkeurige verkoopcijfers helpen je het voorraadbeheer te optimaliseren.
3. Anderzijds zullen winst- en verliesrapporten je in staat stellen dieper in je hele financiële gezondheid te graven.

Onderzoek de analyse- en rapportagefunctionaliteiten van een OMS voor je die definitieve beslissing neemt. Hier zijn enkele vragen die je aan de OMS reps kunt stellen om er zeker van te zijn dat je een goede beslissing neemt.

• Kun je met dit platform de prestaties van producten en kanalen over langere tijd volgen?
• Kun je gedetailleerde demografische rapporten van klanten zien?
• Kun je je verkoop op andere manieren volgen om de prestaties van mijn bedrijf beter te begrijpen?
• Kun je een real-time overzicht krijgen van je financiële kerngetallen?
• Kun je voorraadprognoses maken met behulp van de gegevens die in het OMS beschikbaar zijn?

Order management software is nuttig voor meer dan alleen het bijhouden van je huidige positie. het moet je kunnen helpen bij het analyseren van grotere patronen en trends en het bijhouden van actuele orders over alle kanalen. Je mist wat als je systeem dit niveau van rapportage niet mogelijk maakt.

Voordelen van een Order Management System

De beslissing van een bedrijf om een OMS in te voeren resulteert meestal in een doorlichting van zijn toeleveringsketen om problemen en mogelijkheden tot verbetering vast te stellen. Snellere afhandelingstijden, bijvoorbeeld, zijn uitsluitend het gevolg van dit soort analyses. Bijkomende OMS voordelen zijn onder meer verlaging van de arbeidskosten, optimalisering van de fulfillment over alle kanalen, en verhoging van de verkoop en de winstgevendheid.

Nu je de werking van een OMS kent, de verschillende soorten OMS, en hoe je er een kiest, volgen hier enkele voordelen van de invoering van een OMS:

###. Minder fouten bij het invoeren van gegevens

Met een OMS is de kans op verwerkingsfouten bijna geheel verdwenen. Dit foutloze systeem is haalbaar omdat in alle onderdelen van het verkoop- en verwerkingsproces dezelfde gegevens worden gebruikt; het is mogelijk de gegevensinvoer te beperken, waardoor de kans op fouten bij de gegevensinvoer kleiner wordt.

Zichtbaarheid van het volgen van bestellingen

Met een OMS kan iedereen in je bedrijf die backend toegang heeft de status van bestellingen volgen, wat de klantenservice ten goede komt. Je hebt deze toegang nodig om je klanten in elke fase van het koopproces een uitstekende klantenservice te bieden. Klanten kunnen het OMS ook gebruiken om de status van hun bestellingen te controleren.

Intelligent voorraadbeheer

Een beter zicht op de verkoop stelt je in staat je voorraadniveaus te optimaliseren om ze af te stemmen op de vraag van de klant, terwijl je overstock elimineert. Een gecentraliseerd overzicht voorkomt dat je een verkoop mist door voorraden die over meerdere locaties verspreid zijn. Met een adequaat voorraadbeheer kun je de winstgevendheid verhogen en tegelijk de klantervaring verbeteren en loyaliteit opwekken.

Analyse en rapportage

Het OMS analytics dashboard biedt meetgegevens die je in staat stellen gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Je hoeft niet meer willekeurig te gissen naar waar aan gewerkt moet worden als je een instrument hebt dat volledig inzicht geeft in de samenhang van je verkooppatronen, KPI's, prognoses, en voorraadniveaus.

Om je online retail bedrijf schaalbaar te maken, moet je bestellingen uit meerdere kanalen aannemen. Of je klant je product nu vindt op Bol, Facebook, of in je online winkel, hij moet een uitstekende ervaring hebben, waarbij het niet uitmaakt waar hij de bestelling plaatste. Als je dit wilt bereiken, moeten je voorraadbeheer en fulfillment operaties efficiënt en nauwkeurig zijn.

OMS software is een cruciaal hulpmiddel om voorraden te beheren, bestellingen uit verschillende kanalen aan te nemen, bestellingen uit te voeren, en restituties te verwerken.

Het platform is het nuttigst als andere kritieke systemen zoals ERP, CRM, en boekhouding geïntegreerd zijn. Bekijk deze pagina als je wilt zien hoe een OMS met al deze systemen werkt.

In de huidige digitale wereld kunnen klanten op verschillende manieren retailers benaderen en aankopen doen via websites, apps, marktplaatsen, en meer. Order Management systemen zijn een enkel toegangspunt voor alle verkoop, bestellingen, voorraad, en afhandeling, onafhankelijk van hoe de bestelling binnenkomt of hoe het product geleverd wordt, in plaats van aparte programma's te hebben voor elke manier van bestellen.

Meer artikelen over Order Management

Op zoek naar meer interessante inhoud rond orderbeheer, of online retailing? Dan ben je misschien ook geïnteresseerd in deze artikelen:

• Headless Commerce: wat is het?
• Wat is Next.js? - Dé voordelen voor jouw webshop
• Investeren in marketplaces of in je eigen website?
• Wat is SaaS? Software as a Service uitgelegd
• Je webshop koppelen met Bol.com?

Geschreven door

Sander Kah

Ik ben Sander, een SaaS-ondernemer met meer dan 5 jaar ervaring in het laten groeien van een softwarebedrijf, Afosto, dat retailers helpt succes te boeken met slimme en schaalbare softwareoplossingen. Daarnaast ben ik mede-oprichter van een aantal e-commerce bedrijven en piloot. Mijn passie ligt bij het creëren van waarde voor klanten en partners. Wanneer ik niet in de cockpit of op kantoor ben, hou ik ervan om de wereld te verkennen, te kitesurfen en te genieten van het buitenleven in onze camper.

Meer van Sander Kah