Wat is een POS-systeem en wat kost het?
Een POS-systeem is je kassa plus de software erachter. Lees wat een POS-systeem doet, wat het kost en hoe het koppelt met je webshop en voorraad.
Een POS-systeem is het kassasysteem waarmee je in je winkel afrekent: kassasoftware op een tablet of computer, hardware zoals een bonprinter en barcodescanner, en een pinautomaat. POS staat voor point of sale, de plek waar de klant betaalt. Het systeem registreert de verkoop, verwerkt de betaling, boekt de voorraad af en bewaart je omzetgegevens.
Je komt het ook tegen als pos kassa, pos kassasysteem of point of sale systeem. In dit artikel lees je waar een POS-systeem uit bestaat, wat het doet, welke soorten er zijn en uit welke kosten de prijs bestaat. Daarna zie je hoe je een kassa aan je webshop koppelt en waar je op let als je POS-systemen vergelijkt.
Wat is een POS-systeem?
Een POS-systeem is alles wat je nodig hebt om een verkoop af te ronden en vast te leggen. Vroeger was dat een kassa met een lade en een bonrol. Nu is het meestal software op een tablet, laptop of kassa-pc, met een pinautomaat ernaast.
Het verschil met een oude kassa zit in wat er na de verkoop gebeurt. Een POS-systeem slaat elke verkoop op, met product, prijs, betaalmethode en tijdstip. Zo zie je per dag wat je verkoopt, wat er nog op voorraad ligt en welke medewerker welke bon aansloeg.
Kassasysteem of POS-systeem: wat is het verschil?
In de praktijk bedoelen de meeste mensen hetzelfde. Kassasysteem is het Nederlandse woord, POS-systeem de Engelse vakterm, en aanbieders gebruiken ze door elkaar. Soms bedoelt iemand met een kassasysteem alleen de kassa met lade en bonprinter, en met een POS-systeem ook de software met voorraad, rapportages en koppelingen.
Vergelijk je kassasystemen, kijk dan vooral naar wat de software doet en niet naar hoe de aanbieder het noemt.
Waar bestaat een POS-systeem uit?
Een POS-systeem bestaat uit vier onderdelen die samenwerken:
- Kassasoftware. Het scherm waarop je producten aanslaat, korting geeft en de betaling start, op een tablet, laptop, kassa-pc of telefoon.
- Hardware. Een barcodescanner, een bonprinter en een kassalade voor contant geld, en bij een tablet vaak een standaard.
- Betaalterminal. De pinautomaat waarmee de klant met een pinpas, creditcard of telefoon betaalt. Die komt van een betaalprovider, die het geld naar je rekening overmaakt.
- Backoffice. Het beheerdeel voor producten, prijzen, voorraad, medewerkers en rapportages, meestal in de browser.
Pinnen is in de winkel veruit de belangrijkste betaalmethode. Volgens De Nederlandsche Bank was in 2024 80% van alle betalingen aan de kassa een pinbetaling. Kies de betaalterminal daarom net zo zorgvuldig als de kassasoftware.
Wat doet een POS-systeem?
Een modern POS-systeem doet meer dan afrekenen. Dit zijn de functies die je bij de meeste systemen tegenkomt:
- Afrekenen met pin, contant, creditcard of een cadeaubon, en bij zakelijke klanten soms op rekening.
- Bonnen printen of mailen, zodat de klant een bewijs van aankoop heeft.
- Korting geven op een product of op de hele bon.
- Voorraad bijhouden: elke verkoop haalt het product van de voorraad af.
- Klanten vastleggen, zodat je ziet wat iemand eerder kocht.
Daarnaast vind je bij de meeste systemen functies voor je team en je administratie:
- Medewerkers beheren, met een eigen inlogcode per persoon.
- De dag afsluiten: kasgeld tellen, verschillen zien en de omzet per betaalmethode controleren.
- Rapportages over omzet, best verkochte producten en drukke uren.
- Koppelingen met je webshop, boekhouding of betaalprovider.
Welke functies je nodig hebt, hangt af van je winkel. Een kleine winkel met één kassa redt het met afrekenen, bonnen en een dagafsluiting. Heb je meerdere medewerkers, filialen of een webshop, dan tellen voorraad, inlogcodes en koppelingen zwaarder.
Soorten POS-systemen
POS-systemen verschillen vooral in waar de software draait en waar je gegevens staan.
| Soort | Hoe het werkt | Past bij |
|---|---|---|
| Lokale kassa | Software op een vaste kassa-pc, gegevens op die computer | Eén winkel die weinig verandert |
| Cloudkassa | Software in de browser of als app, gegevens online | Winkels die overal bij hun cijfers willen |
| Mobiele kassa | Telefoon of tablet met een losse pinautomaat | Markten, pop-ups, verkoop op de vloer |
| Kassa met webshop | Kassa en webshop in één systeem, met één voorraad | Winkels die ook online verkopen |
Een POS-systeem voor retail is iets anders dan een horecakassa. In de horeca heb je tafelbeheer, rekeningen per tafel en bonnen voor de keuken nodig. Een winkelkassa draait om producten, barcodes, voorraad en klanten. Kies dus een systeem dat voor jouw branche bedoeld is.
Wat kost een POS-systeem?
De kosten van een POS-systeem bestaan uit vier soorten posten. Welke het zwaarst wegen, hangt af van het prijsmodel van de aanbieder en van hoeveel je verkoopt.
-
Hardware. Een tablet of kassa-pc, bonprinter, barcodescanner en kassalade. Meestal betaal je dit één keer, al verhuren sommige aanbieders hardware ook.
-
Software. Cloudkassa's werken meestal met een abonnement per maand of jaar, vaak afhankelijk van het aantal kassa's, locaties, verkopen of functies. Lokale kassasoftware koop je soms eenmalig, met een jaarbedrag voor updates en support.
-
Betaalterminal. De pinautomaat koop of huur je, bij je betaalprovider of bij de kassa-aanbieder.
-
Transactiekosten. De betaalprovider rekent per betaling een vast bedrag, een percentage of allebei. Sommige kassa-aanbieders rekenen daar nog een eigen percentage bovenop.
Daarnaast heb je soms eenmalige kosten voor de inrichting: producten importeren, de kassa instellen, koppelingen leggen en je team trainen. Vraag vooraf wat daarbij hoort en wie het doet.
Zo reken je de kosten van een POS-systeem uit
Prijzen op een website zeggen weinig zolang je ze niet op je eigen winkel toepast. Reken daarom met je eigen cijfers:
- Tel je verkopen. Hoeveel bonnen sla je per maand aan, en hoeveel klanten betalen daarvan met pin of creditcard?
- Tel je hardware. Hoeveel kassa's, printers en pinautomaten heb je nodig, en wat heb je al?
- Zet alle posten op een rij. Tel de eenmalige kosten, de vaste kosten per maand en de kosten per betaling apart op.
- Reken over drie jaar. Zo vergelijk je een eenmalige aankoop eerlijk met een abonnement, en zie je wat de transactiekosten doen als je groeit.
Kassasysteem zonder abonnement: kan dat?
Ja, maar dan betaal je op een andere manier. Wie zoekt naar een kassasysteem horeca zonder abonnement, of naar een winkelkassa zonder vast bedrag per maand, komt meestal bij een van deze twee modellen uit:
- Eenmalige licentie. Je koopt de software één keer en installeert hem op je eigen kassa. Updates, support en back-ups regel je vaak apart.
- Betalen per transactie. Je betaalt geen vast bedrag, maar de aanbieder rekent een percentage van elke betaling. In een rustige maand is dat voordelig, bij een hogere omzet betaal je mee met elke verkoop.
Welk model voor jou goedkoper uitvalt, hangt af van je omzet en van hoe vaak klanten pinnen. Reken het daarom uit met de vier stappen hierboven. In onze prijsvergelijking van kassasystemen zie je de prijzen van Shopify POS, Lightspeed en Afosto POS per pakket naast elkaar, met bron en datum.
Een POS-systeem koppelen aan je webshop
Verkoop je in een winkel én online, dan houd je dezelfde voorraad op twee plekken bij: in de kassa en in de webshop. Werken die systemen los van elkaar, dan verkoop je soms een product dat er niet meer is. Een klant koopt de laatste jas in de winkel, terwijl iemand anders dezelfde jas op dat moment online bestelt.
Er zijn twee manieren om een POS-systeem en een webshop te verbinden:
- Een koppeling tussen twee systemen. De kassa en de webshop sturen elkaar voorraad en verkopen door. Dat werkt zolang de koppeling op tijd synchroniseert. Loopt hij achter of valt hij uit, dan kloppen de aantallen niet meer.
- Eén systeem voor winkel en webshop. De kassabon is dan een order in hetzelfde orderbeheer als je webshoporders. Er is één voorraad, dus elke verkoop telt meteen mee voor alle kanalen.
Eén systeem helpt ook buiten de voorraad. Je ziet de omzet van winkel en webshop in één overzicht, in plaats van in twee exports. Hoe dat orderbeheer achter de schermen werkt, lees je in wat een order management systeem is.
Verkoop je in een winkel én online? Met Afosto beheer je je POS-systeem, webshop en voorraad op één platform, en is elke kassabon een order. Plan een demo, dan laten we het zien op je eigen data.
Zo werkt het POS-systeem van Afosto
Afosto is een platform voor retailers die in een winkel en online verkopen. Het kassasysteem van Afosto is een web-app: je opent pos.afosto.app in de browser op een iPad, tablet, laptop, kassa-pc of telefoon. Op een iPad zet je de kassa via Safari als app op je beginscherm.
Elke kassabon krijgt een ordernummer en staat in hetzelfde orderoverzicht als je webshoporders. De bon boekt af van de voorraad in je OMS of WMS. Wil je dat winkel en webshop één voorraad delen, dan heb je het OMS of WMS in het pakket Pro nodig.
Aan de kassa kun je:
- afrekenen met pin via Pay., Mollie of Adyen, en met contant, creditcard, een cadeaubon of op rekening;
- korting geven op een product of op de hele bestelling;
- een klant of bedrijf aan de bon koppelen, ook achteraf, en de bon printen of mailen;
- inloggen met een persoonlijke pincode per medewerker;
- de dag afsluiten met een dagoverzicht van je saldo, je betaalstromen en het geld dat je stort of afroomt;
- werken met een barcodescanner, een bonprinter en een kassalade.
Afosto rekent geen transactiekosten. Je betaalt alleen je eigen betaalprovider voor de pinbetalingen. Voor de kassa betaal je een vast bedrag per maand, op basis van het aantal kassaverkopen en niet van je omzet. Wat dat voor jouw winkel betekent, zie je bij de prijzen van Afosto POS. Hulp bij de inrichting spreken we vooraf af in een plan van aanpak, met een inschatting in uren.
Twee dingen moet je weten voor je kiest. De kassa werkt niet zonder internet. Ook pinnen heeft een verbinding nodig. En Afosto bouwde de kassa voor winkels: tafelbeheer, rekeningen per tafel splitsen en een keukenscherm zitten er niet in.
Wil je de kassa eerst zelf proberen? Maak een gratis account en probeer de kassa met je eigen producten op je tablet of laptop.
POS-systemen vergelijken: waar let je op?
Je hoeft niet elk POS-systeem op de markt te bekijken om een goede keuze te maken. Leg deze vragen naast elk systeem dat je overweegt. Eerst de vragen over geld en techniek:
- Betalen: met welke betaalproviders en pinautomaten werkt het, en kun je je eigen contract houden?
- Prijsmodel: betaal je een vast bedrag, een percentage per transactie of allebei?
- Webshop en voorraad: gebruiken kassa en webshop dezelfde voorraad, of loopt het via een koppeling?
- Internet: werkt de kassa zonder verbinding, en wat doe je als het internet uitvalt?
- Gegevens: kun je je verkopen en klanten exporteren als je ooit overstapt?
Daarna de vragen over je winkel en je team:
- Meerdere winkels: zie je de voorraad per winkel, en kun je een tweede winkel toevoegen zonder over te stappen?
- Zakelijke klanten: kun je op rekening verkopen en een bedrijf aan de bon koppelen?
- Medewerkers: heeft elke medewerker een eigen login, en zie je wie welke bon aansloeg?
- Support en updates: wie helpt je bij een storing op zaterdag, en hoe vaak komt er een nieuwe versie?
Heb je een kleine winkel met één kassa? Dan wegen een eenvoudige installatie, een duidelijk prijsmodel en snelle support vaak zwaarder dan een lange lijst functies. Begin met wat je nu nodig hebt, maar kies een systeem waarin je later een tweede kassa of een webshop kunt toevoegen.
Regels voor je kassa in Nederland en België
In Nederland moet je je administratie zeven jaar bewaren, en daar horen ook de gegevens uit je kassa bij, zoals dagstaten of telstroken. Dat legt de Belastingdienst uit. Kies dus een systeem waarmee je je verkopen per dag kunt exporteren of lang genoeg kunt bewaren.
In België moet elke onderneming sinds 1 juli 2022 consumenten de mogelijkheid geven om digitaal te betalen, bijvoorbeeld met een betaalterminal, een mobiele betaalapp of een overschrijving. Dat staat in de uitleg van Febelfin voor handelaars. Een kassa met een gekoppelde pinautomaat regelt dat meteen.
Al je kanalen vanuit één plek
Orders, voorraad, kassa en verzending in één systeem.
Maak gratis accountPlan een demoVeelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een kassasysteem en een POS-systeem?
In de praktijk is er weinig verschil. Kassasysteem is het Nederlandse woord, POS-systeem de Engelse vakterm, en aanbieders gebruiken ze door elkaar. Soms bedoelt iemand met een kassasysteem alleen de kassa met lade en bonprinter, en met een POS-systeem ook de software met voorraad, rapportages en koppelingen. Vergelijk daarom wat de software doet, niet hoe de aanbieder het noemt.
Wat kost een POS-systeem?
De kosten van een POS-systeem bestaan uit vier posten: hardware zoals een tablet, bonprinter en scanner, de software (meestal een abonnement), de betaalterminal en de transactiekosten per pinbetaling. Daar komen soms eenmalige kosten voor inrichting en training bij. Wat je in totaal betaalt, hangt af van het prijsmodel en van je aantal verkopen. Zet alle posten op een rij en reken over drie jaar.
Kun je een POS-systeem koppelen aan je webshop?
Ja, op twee manieren. Je koppelt een losse kassa aan je webshop, zodat ze voorraad en verkopen uitwisselen, of je kiest één systeem voor winkel en webshop. Bij een koppeling kloppen de aantallen zolang de synchronisatie op tijd loopt. In één systeem is een kassabon een order en gebruiken beide kanalen dezelfde voorraad. Verkoop je het laatste stuk in de winkel, dan staat het online meteen op nul.
Kan ik mijn eigen pinautomaat en betaalprovider gebruiken?
Dat verschilt per POS-systeem. Sommige aanbieders werken alleen met hun eigen betaaldienst, andere laten je kiezen uit een paar betaalproviders. Vraag dat vooraf na, want je betaalt die provider per pinbetaling. Bij Afosto koppel je een pinautomaat van Pay., Mollie of Adyen. Afosto rekent zelf geen transactiekosten: je betaalt alleen je eigen betaalprovider.
Werkt een kassasysteem zonder internet?
Dat hangt af van het type. Een lokale kassa slaat verkopen op de kassa-pc op en werkt vaak ook zonder internet, al heeft pinnen meestal wel een verbinding nodig. Een cloudkassa heeft internet nodig. Afosto POS werkt alleen online, ook voor pinbetalingen. Zorg daarom voor een stabiele verbinding in je winkel en overweeg een mobiele router als back-up.
Welk POS-systeem past bij een kleine winkel?
Voor een kleine winkel met één kassa is een cloudkassa op een tablet vaak genoeg. Let op een eenvoudige installatie, een prijsmodel dat past bij je aantal verkopen en support die je snel helpt. Verkoop je ook online, of wil je dat later, kies dan een systeem waarin kassa en webshop dezelfde voorraad gebruiken. Dan hoef je niet over te stappen als je groeit.