Exact Online webshop koppelen: wat synchroniseert er?
Exact Online aan je webshop koppelen? Lees welke gegevens synchroniseren, welke keuzes je maakt bij voorraad en btw, en waar koppelingen vastlopen.
Wil je Exact Online aan je webshop koppelen, dan gaat het om vijf stromen: bestellingen, facturen, klanten, artikelen en voorraad. Bestellingen en facturen lopen bijna altijd van de webshop naar Exact. Bij artikelen en voorraad kies je zelf welk systeem leidend is, en die keuze bepaalt of de voorraad in Exact Online klopt.
De techniek is zelden het probleem. Een koppeling loopt vast op keuzes die niemand vooraf maakte. Welke btw-code hoort bij welk tarief? Wat doet de koppeling met een artikelcode die in Exact net anders gespeld staat? En wie past de voorraad aan als er een levering binnenkomt? Hieronder lees je per stroom wat er synchroniseert, welke keuze je maakt en waar het in de praktijk misgaat.
Wat synchroniseert er tussen je webshop en Exact Online?
Elke koppeling werkt met dezelfde bouwstenen. Het verschil zit in welke stromen hij ondersteunt en welke kant ze op gaan.
| Gegevens | Gangbare richting | Jouw keuze |
|---|---|---|
| Bestellingen | Webshop → Exact | Verkooporder, factuur of boeking |
| Facturen | Webshop → Exact | Volledige factuur of alleen bedragen |
| Klanten | Webshop → Exact | Debiteur per klant of verzameldebiteur |
| Artikelen | Beide kanten mogelijk | Waar je een artikel aanmaakt |
| Voorraad | Eén kant op | Welk systeem de telling bijhoudt |
| Prijzen | Beide kanten mogelijk | Waar je een prijs wijzigt |
| Verzending, betaling | Per koppeling anders | Of Exact de status moet kennen |
Lees bij elke app of koppeling per rij na wat hij echt doet. Kant-en-klare koppelingen voor WooCommerce en Shopify sturen vaak bestellingen en klanten naar Exact en halen de voorraad terug. Dat verschilt wel per aanbieder: de ene app noemt voorraad, de andere alleen bestellingen en terugbetalingen.
Bestelling, factuur of boeking: wat zet je in Exact?
Dit is de eerste keuze in bijna elke koppeling. Hij bepaalt hoeveel werk Exact daarna voor je doet.
-
Verkoopboeking: alleen de bedragen, op de juiste grootboekrekening en btw-code. Snel en simpel, maar Exact weet niet welke artikelen je verkocht.
-
Verkoopfactuur: de volledige factuur met regels. Je ziet per artikel wat je omzette, maar dan moeten die artikelen in Exact bestaan.
-
Verkooporder: Exact kent de bestelling, en de levering en factuur volgen in Exact. Dit past als je Exact ook voor voorraad, inkoop en levering gebruikt.
Vuistregel: doe je in Exact alleen de boekhouding, kies dan een boeking of factuur. Registreer je in Exact ook voorraad en leveringen, kies dan de verkooporder. Zet nooit twee stromen aan die dezelfde omzet boeken, zoals een verkooporder die Exact zelf factureert plus een aparte factuursync. Dan staat de omzet er twee keer in.
Klanten en debiteuren: aanmaken of opzoeken?
Veel koppelingen maken per nieuw e-mailadres een relatie aan in Exact. Voor een B2B-shop met vaste klanten werkt dat goed. Een consumentenshop houdt er duizenden debiteuren aan over die je nooit meer aanspreekt.
Het alternatief is een verzameldebiteur per verkoopkanaal, bijvoorbeeld één voor de webshop en één voor bol. Zakelijke klanten wil je wel als eigen debiteur, liefst gematcht op debiteurnummer in plaats van op e-mailadres. Bestelt een klant met een tweede e-mailadres, dan krijg je anders een dubbele debiteur.
Exact Online voorraad: welk systeem is leidend?
Bij voorraad gaat het vaakst iets mis, omdat twee systemen dezelfde telling willen bijhouden. De regel is simpel: één systeem muteert de voorraad, het andere volgt. Laat je beide systemen dezelfde aantallen aanpassen, dan overschrijven ze elkaar en klopt geen van beide.
Er zijn twee gangbare modellen:
-
Exact is leidend. Inkoop, ontvangst en voorraadcorrecties boek je in Exact. De webshop haalt de voorraad op en verkoopt wat Exact zegt. Dit past bij een groothandel die al jaren in Exact werkt en weinig kanalen heeft.
-
Je webshop, OMS of WMS is leidend. Je magazijnteam pickt, telt en ontvangt buiten Exact. Exact krijgt periodiek de telling per magazijn, voor de waardering en de inkoop. Dit past als je via meerdere kanalen uit dezelfde voorraad verkoopt.
Let bij beide modellen op de frequentie. Synchroniseert de koppeling elke twee uur, dan verkoop je tussen twee rondes misschien iets dat al op is. Op marktplaatsen met strenge levertijden kost dat je score. Heb je meerdere magazijnen, koppel dan elke locatie aan een eigen magazijn in Exact, anders telt Exact alles op één hoop.
Wanneer volstaat Exact voor voorraadbeheer?
Met Exact Online voor Handel registreer je voorraad per artikel en magazijn, inclusief inkoop, ontvangst en tellingen. Of dat genoeg is, hangt af van je magazijnwerk. Verkoop je via één webshop en pak je een paar orders per dag in, dan red je het vaak met Exact als bron.
Verkoop je via webshop, bol en een winkel tegelijk, of werk je met picklijsten en scanners? Dan heb je een systeem nodig dat de voorraad per kanaal reserveert. Dat is het werk van een OMS of WMS, dat zijn telling daarna aan Exact doorgeeft. Hoe je bestelpunten berekent en bijbestellen automatiseert, lees je in voorraadbeheer: van Excel naar automatisch aanvullen.
Artikelen en prijzen: waar maak je ze aan?
Kies ook voor artikelen één bron. Bij een groothandel staat het artikelbestand meestal in Exact: artikelcode, omschrijving, barcode en artikelgroep. Productteksten, foto's en filters beheer je in je webshop of PIM. De koppeling neemt nieuwe artikelen uit Exact over en jij vult ze aan.
Twee dingen om te checken:
-
Vrije velden. Veel administraties leggen extra gegevens vast in de vrije velden van een artikel, zoals de vervoerder of de verpakkingsmaat. Vraag of je koppeling die meeneemt. Anders komt een product binnen zonder de gegevens die je magazijn nodig heeft.
-
Prijzen met een latere ingangsdatum. In Exact voer je vandaag een prijs in die pas op 1 januari ingaat. Op die datum verandert er in Exact niets meer aan de prijsregel. Een koppeling die alleen naar recent gewijzigde prijzen kijkt, mist hem dus en je webshop toont de oude prijs.
Zeven valkuilen bij het koppelen van Exact
1. Artikelcodes die net niet matchen
Een koppeling zoekt het artikel in Exact op code. Voor hem zijn "ABC-001" en "ABC001" twee verschillende artikelen, net als "00123" en "123" of een code met een spatie erachter. Varianten zijn een tweede bron van fouten: de webshop heeft per maat een SKU, terwijl Exact soms één artikel voor alle maten heeft.
Controleer vóór de koppeling of elke SKU letterlijk in Exact voorkomt. Leg ook artikelen aan voor regels zonder product: verzendkosten, betaalkosten, kortingen en statiegeld. Die staan op veel bestellingen en hebben in Exact een artikel of grootboekrekening nodig.
2. Btw-codes die niet aansluiten
Exact boekt btw via btw-codes, je webshop rekent met tarieven. De koppeling vertaalt het een naar het ander, dus elk tarief heeft een eigen code nodig: hoog, laag, nul, verlegd en de tarieven van andere EU-landen.
Die laatste groep vergeet je snel. Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen voor meer dan € 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van de klant, zo legt de Belastingdienst uit over afstandsverkopen.
Let ook op verzendkosten: daarover reken je het btw-tarief van de producten in de bestelling. Hoe dat bij gemengde tarieven werkt, lees je in btw over verzendkosten berekenen.
3. Orders die je buiten de webshop afrondt
Levert je binnendienst een webshoporder rechtstreeks vanuit Exact, of rondt iemand hem daar met de hand af? Dan staat hij in je webshop of OMS nog open. Na een paar maanden heb je honderden "te leveren" orders die al lang bij de klant liggen. Vraag of je koppeling een order sluit die in Exact volledig geleverd is, of spreek af dat je orders op één plek afrondt.
4. Factuur vóór levering
Werk je met verkooporders in Exact, dan factureert Exact standaard op de geleverde aantallen. Stuurt de koppeling de factuur voordat de levering in Exact staat, dan valt er niets te factureren en blijft de order hangen. De volgorde moet dus kloppen: eerst de goederenlevering registreren, dan factureren, dan de order afmelden.
5. Rate limits van de Exact API
Exact begrenst hoeveel verzoeken een app mag doen: 60 per minuut en 5.000 per dag per administratie, volgens de documentatie van Exact over API-limieten. Bij een gewone orderstroom merk je daar weinig van. Bij een eerste import van duizenden artikelen of een volledige voorraadsync loop je er wel tegenaan.
Vraag daarom hoe je koppeling reageert op een limietfout. Wacht hij tot de minuut voorbij is en gaat hij verder, of stopt hij en mis je ongemerkt data?
6. Afhaalorders
Een klant die online bestelt en in de winkel afhaalt, heeft geen verzending nodig. Komt die order binnen als gewone verzendorder, dan belandt hij op de picklijst voor de vervoerder en maakt iemand misschien een pakket. Check of je koppeling het verschil kent en in welk magazijn de order terechtkomt. Meer over dat proces lees je in afhalen op locatie.
7. Betaalstatus
Je webshop weet dat een klant met iDEAL heeft betaald. Exact weet dat pas als je de betaling daar aflettert tegen de factuur. Spreek dus af waar je dat doet: via de bankimport of via de uitbetalingen van je payment provider. Koppel ook elke betaalmethode aan een betaalconditie in Exact, zodat je bij een factuur ziet hoe de klant betaalt.
Let op dat een payment provider meestal netto uitbetaalt, dus zonder de transactiekosten. Boek die kosten apart, anders sluit de aflettering niet.
Exact Online webshop koppelen: welke route past bij jou?
Er zijn drie manieren om Exact en je webshop te verbinden:
| Route | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| App of plugin per webshop | Eén webshop, vooral boekhouding | Elk kanaal eigen instellingen |
| Integratieplatform of maatwerk via de API | Bijzondere boekingslogica | Jij beheert mappings en fouten |
| OMS tussen kanalen en Exact | Meerdere kanalen, eigen magazijn | Exact krijgt één stroom |
Apps vind je in de Exact App Store en in de appstores van WordPress en Shopify. Voor een API-koppeling met Exact Online heb je een ontwikkelaar of integratieplatform nodig dat met de REST API van Exact werkt.
Verkoop je naast je webshop ook via bol, een winkel of B2B, dan wordt de derde route interessant. Met een koppeling per kanaal heeft elk kanaal zijn eigen debiteurlogica, btw-mapping en foutenlijst, en die lopen na een tijd uit elkaar.
Zo werkt het als Afosto tussen je kanalen en Exact zit
Afosto is een commerceplatform met orderbeheer, magazijnbeheer en kassa. Je webshop (bijvoorbeeld WooCommerce of Shopify), bol en je winkel leveren hun orders in Afosto af. Eén koppeling zet ze daarna in Exact Online, voor administraties in Nederland, België en Duitsland. Alle instellingen staan op de pagina over de Exact Online koppeling.
Per stroom ziet dat er zo uit:
-
Bestellingen: per koppeling kies je de richting. Van Afosto naar Exact, van Exact naar Afosto, of helemaal niet. Bij de tweede richting voert je binnendienst orders in Exact in en pickt het magazijn ze in Afosto.
-
Facturen: als boeking met alleen de bedragen, of als volledige factuur.
-
Debiteuren: Afosto zoekt de bestaande debiteur in een vaste volgorde. Eerst op debiteurnummer, dan op land plus e-mailadres, dan via een contactpersoon in Exact. Vindt Afosto niets, dan kan hij de order niet aan een debiteur koppelen. Zorg dus dat je zakelijke klanten in Exact staan.
-
Voorraad: Afosto is leidend. Op vaste momenten maakt Afosto een momentopname en stuurt de volledige telling per locatie naar het gekoppelde Exact-magazijn. Exact ziet dus de stand van de laatste momentopname, niet elke mutatie. Een locatie zonder gekoppeld magazijn slaat Afosto over, en de artikelcodes moeten in beide systemen gelijk zijn.
-
Artikelen: zet je de productimport aan, dan haalt Afosto gewijzigde artikelen uit Exact naar het PIM. Artikelcode, naam en barcode komen mee, en de artikelgroep wordt de categorie. Ontbreekt een artikel in Exact, dan maakt Afosto het aan met code en omschrijving, als je die optie aanzet.
-
Instellingen: btw-codes (inclusief, exclusief en verlegd), grootboekrekeningen, dagboeken, betaalcondities, magazijnen en verkoopkanalen koppel je zelf aan hun tegenhanger in Exact.
-
Inkoop: bij het aanvullen van voorraad stel je per leverancier in of de bestelling als inkooporder in Exact komt of als e-mail naar de leverancier gaat.
-
Fouten en limieten: lukt een order niet, dan verschijnt er een systeemtaak met een knop naar die order. Bij de voorraadsync vangt Afosto de limietfouten van Exact zelf op en verwerkt hij de artikelen in porties van 50.
Checklist voor je live gaat
Test deze situaties eerst met één kanaal en een handvol orders, voordat je alles aanzet:
- een bestelling met korting, verzendkosten en twee btw-tarieven;
- een bestelling van een consument in een ander EU-land;
- een zakelijke klant die al als debiteur in Exact staat, en een die er nog niet in staat;
- een afhaalorder en een retour;
- een prijswijziging met een ingangsdatum in de toekomst;
- de eerste volledige voorraadsync, met een check per magazijn.
Klopt elke test in Exact tot op de grootboekrekening, dan zet je de rest aan.
Wil je zien hoe dit met jouw kanalen en administratie loopt? Op de pagina over de Exact Online koppeling staan alle instellingen en de stappen om de koppeling te activeren.
Veelgestelde vragen
Kan ik Exact Online koppelen aan WooCommerce of Shopify?
Ja. Voor beide webshops bestaan kant-en-klare apps en plugins, te vinden in de Exact App Store en in de appstores van WordPress en Shopify. Ze sturen meestal bestellingen en klanten naar Exact, en sommige halen ook de voorraad terug. Verkoop je via meerdere kanalen, dan kan een orderbeheersysteem tussen je kanalen en Exact één stroom naar je administratie sturen in plaats van een koppeling per kanaal.
Hoe maak ik een API-koppeling met Exact Online?
Exact Online heeft een REST API waarmee een ontwikkelaar of integratieplatform bestellingen, facturen, artikelen en voorraad kan uitwisselen. Je registreert een app bij Exact, de gebruiker geeft toegang tot zijn administratie en daarna kan de app gegevens lezen en schrijven. Reken op werk aan mappings voor btw-codes, grootboekrekeningen en artikelcodes, en aan foutafhandeling voor de API-limieten van Exact.
Wat zijn de limieten van de Exact Online API?
Volgens de documentatie van Exact mag een app 60 verzoeken per minuut en 5.000 verzoeken per dag doen per administratie. Een gewone orderstroom blijft daar ruim onder. Een eerste import van duizenden artikelen of een volledige voorraadsync kan de limiet wel raken. Een goede koppeling wacht bij een limietfout tot de minuut voorbij is en gaat daarna verder, zonder data over te slaan.
Synchroniseert de voorraad tussen Exact Online en mijn webshop?
Dat hangt van de koppeling af. Sommige apps halen de voorraad uit Exact naar de webshop, andere sturen alleen bestellingen. Kies in elk geval één leidend systeem: Exact als je daar inkoop en ontvangst boekt, of je webshop, OMS of WMS als je magazijn daarin pickt en telt. Het andere systeem volgt. Laat nooit beide systemen dezelfde aantallen aanpassen.
Moet een webshopbestelling als verkooporder, factuur of boeking in Exact?
Doe je in Exact alleen de boekhouding, dan volstaat een verkoopboeking met de bedragen of een verkoopfactuur met artikelregels. Gebruik je Exact ook voor voorraad, inkoop en levering, kies dan de verkooporder, zodat levering en factuur in Exact volgen. Zet nooit twee stromen aan die dezelfde omzet boeken, anders staat de omzet dubbel in je administratie.
Maakt een Exact-koppeling automatisch klanten aan?
Veel koppelingen maken per nieuw e-mailadres een relatie aan in Exact. Voor zakelijke klanten werkt dat, voor een consumentenshop levert het duizenden debiteuren op. Een verzameldebiteur per verkoopkanaal houdt je debiteurenlijst overzichtelijk. Koppel zakelijke klanten bij voorkeur op debiteurnummer, zodat een tweede e-mailadres geen dubbele debiteur oplevert.