De Exact Online koppeling die twee kanten op werkt
Koppel Afosto aan Exact Online, in Nederland, België of Duitsland. Bestellingen uit je webshop en van bol komen in Afosto samen. Per gegevensstroom kies je de richting: bestellingen van Afosto naar Exact of andersom, plus facturen, voorraad en verzendgegevens.
Boekhoudkoppeling vanaf OMS Start, €99 per maand. Bekijk prijzen
De retailers en groothandels die hun operatie op Afosto draaien
Vertrouwd door ambitieuze retailers
Wat is een Exact Online koppeling?
Een Exact Online koppeling verbindt je verkoop- en magazijnsoftware met je Exact-administratie, zodat bestellingen, facturen en voorraad niet twee keer ingevoerd hoeven te worden. De meeste webshopkoppelingen sturen alleen orders richting de boekhouding. De koppeling van Afosto is breder: je kiest per onderdeel wat er synchroniseert en in welke richting, en Exact kan ook de brón van je bestellingen zijn.
Zo blijft Exact het financiële hart van je bedrijf, terwijl Afosto de operatie eromheen regelt: orderbeheer, magazijn, webshop en kassa.
Het hybride model
Orders in Exact, fulfilment in Afosto, administratie blijft kloppen
Veel handelsbedrijven voeren verkooporders al jaren in Exact in en willen dat zo houden. Met de synchronisatierichting van Exact naar Afosto blijft Exact je ERP en wordt Afosto het verlengstuk voor magazijn en verzending. Zo loopt die keten.
- Stap 1
Verbind Afosto met je Exact-administratie
Voeg de Exact-app toe onder Apps, tab Boekhouding. Je verbindt met je Exact-omgeving, geeft Afosto toegang tot één administratie en kiest daarna per onderdeel de synchronisatierichting. Opslaan activeert de koppeling.
- Stap 2
Bestellingen uit Exact komen binnen in Afosto
Verkooporders die in Exact ontstaan, worden in Afosto aangemaakt en komen in dezelfde orderstroom terecht als je webshop-, kassa- en marktplaatsorders. Het standaard magazijn vangt bestellingen op waar nog geen magazijn aan hangt.
- Stap 3
Je magazijn pickt en verzendt via Afosto
De order loopt door het WMS: reserveren, picken met de scan-app en verzenden met een label van je eigen vervoerder of broker. Je team werkt vanaf één picklijst, ongeacht of de order uit Exact of je webshop kwam.
- Stap 4
Voorraad en facturen gaan terug naar Exact
Afosto stuurt voorraad-momentopnames per locatie naar je gekoppelde Exact-magazijnen en zet facturen als boeking of volledige factuur in je administratie. Je boekhouding loopt mee zonder dat iemand iets overtypt.
Verkoop je juist via webshop, kassa of marktplaats? Draai de richting om: dan landen Afosto-bestellingen als order of factuur in Exact, per verkoopkanaal op de juiste grootboekrekening en het juiste dagboek.
Exact Online koppelen aan je webshop of marktplaats
Afosto zit tussen je verkoopkanalen en Exact. Je webshop of marktplaats koppel je met de app voor dat platform. De Exact-app zet de orders daarna in je administratie, bij de debiteur die al in Exact staat. Zo werkt dat per platform.
WooCommerce en Exact Online
De WooCommerce-app haalt je bestellingen naar Afosto en stuurt voorraad en track & trace terug naar WooCommerce. De Exact-app boekt de bestellingen en facturen in Exact. Meer over de WooCommerce koppeling.
Magento en Adobe Commerce met Exact Online
De Magento 2-app werkt ook voor Adobe Commerce. Hij haalt orders en retouren naar Afosto en stuurt voorraad en verzendingen terug naar Magento. Vanuit Afosto gaan de orders en facturen naar Exact. Meer over de Magento integratie.
Shopify en Exact Online
De Shopify-app haalt bestellingen, retouren en refunds naar Afosto en stuurt voorraad, track & trace en annuleringen terug naar Shopify. De Exact-app zet de bestellingen en facturen door naar je administratie. Meer over de Shopify orderkoppeling.
bol en Exact Online
Bol-orders komen via de bol-app in Afosto binnen. Afosto stuurt de btw-factuur per zending naar bol en zet dezelfde order met de Exact-app in je administratie. Meer over de bol koppeling.
Alle andere koppelingen staan in de bibliotheek met koppelingen.
De koppeling in cijfers
Gebouwd om je administratie bij te houden, niet andersom
3
Synchronisatierichtingen voor bestellingen: heen, terug of uit
3
Exact-landen: Nederland, België en Duitsland
1
Administratie per koppeling, meerdere koppelingen naast elkaar
0
Handmatige exports of overboekingen na het activeren
Koppelvlakken
Wat er precies over de lijn gaat
Geen zwarte doos: dit zijn de gegevensstromen tussen Afosto en Exact Online, en de knoppen waarmee je ze zelf instelt.
Richtingen voor ordersync
2 + uit
Verwerkingsvormen voor facturen
2
Leidend systeem voor voorraad
Afosto
Inkoopstroom
Gekoppeld
Alles wat je in de koppeling zelf instelt
Verkoopkanalen naar grootboek
Kies per verkoopkanaal of de bestellingen meegaan en koppel elk kanaal aan een eigen grootboekrekening en dagboek in Exact.
Btw-tarieven en verlegging
Koppel de btw-codes uit Exact Online aan de btw-tarieven in Afosto. Verleg je btw? Zet de optie aan en kies de bijbehorende btw-code.
Betaalmethoden naar betaalcondities
Elke betaalmethode in Afosto koppel je aan de juiste betaalconditie in Exact, zodat betalingen op de juiste manier in je administratie landen.
Ontbrekende producten automatisch aanmaken
Zet je de optie aan, dan maakt Afosto een artikel dat nog niet in Exact staat automatisch aan zodra het op een bestelling of factuur voorkomt.
Locaties en standaard magazijn
Koppel je Afosto-locaties aan Exact-magazijnen en stel een standaard magazijn in voor bestellingen waar geen magazijn aan hangt.
Verzendgegevens uit Exact
Verstuur je zendingen vanuit Exact Online? Synchroniseer de verzendgegevens terug naar Afosto, zodat de orderstatus daar klopt.
Prijslijsten gekoppeld
Koppel je prijslijsten in Afosto aan een prijslijst in Exact, handig voor afspraken die in beide systemen moeten kloppen.
Meerdere administraties
Per koppeling verbind je één Exact-administratie. Heb je er meer, bijvoorbeeld in Nederland en België, dan voeg je per administratie een eigen koppeling toe.
FAQ
Veelgestelde vragen over de Exact Online koppeling
De vragen die Exact-gebruikers ons het vaakst stellen voordat ze koppelen.
Wat doet de Exact Online koppeling van Afosto?
De koppeling houdt je verkoop- en boekhouddata automatisch met elkaar in lijn. Bestellingen synchroniseer je van Afosto naar Exact, van Exact naar Afosto, of niet. Daarnaast gaan facturen (als boeking of volledige factuur) en voorraad-momentopnames per locatie naar Exact, zoekt Afosto bij elke order de juiste debiteur op, kan Afosto ontbrekende artikelen in Exact aanmaken en haal je verzendgegevens uit Exact terug naar Afosto.
Kan Exact Online de bron van mijn bestellingen zijn?
Ja. Kies de synchronisatierichting "van Exact naar Afosto" en bestellingen uit Exact worden in Afosto aangemaakt. Zo blijft je binnendienst orders in Exact invoeren, terwijl je magazijn ze in Afosto reserveert, pickt en verzendt. De voorraad gaat daarna als momentopname per locatie terug naar je Exact-magazijnen.
Werkt de koppeling met mijn WooCommerce-, Magento- of Shopify-webshop?
Ja. Je webshop koppel je met de app voor dat platform aan Afosto; die haalt de bestellingen op. De Exact-app zet ze daarna in Exact, net als je andere orders in Afosto. Hoe dat per platform werkt, staat hierboven onder Exact Online koppelen aan je webshop of marktplaats.
Hoe vindt de koppeling de juiste debiteur in Exact?
Afosto zoekt in een vaste volgorde: eerst op debiteurnummer (de organisatiecode), daarna op land en e-mailadres, waarbij het e-mailadres van de organisatie voorgaat op dat van de klant. Levert dat niets op, dan zoekt Afosto een contactpersoon in Exact met dat e-mailadres en gebruikt de debiteur waar die bij hoort.
Hoe werkt de voorraadsynchronisatie met Exact Online?
Afosto maakt op een ingepland moment een momentopname van je voorraad per locatie en synchroniseert die naar de gekoppelde magazijnen in Exact. Afosto is daarbij leidend. Voorwaarden: de optie staat aan, je locaties zijn aan Exact-magazijnen gekoppeld en de artikelcodes (SKU’s) komen in beide systemen overeen. Het moment en de frequentie van de momentopnames worden door Afosto voor je ingesteld.
Hoe komen facturen in Exact terecht?
Je kiest per koppeling het verwerkingstype. Bij "Boeking" worden alleen de factuurbedragen als boekingen in Exact vastgelegd; bij "Factuur" wordt de volledige factuur als één factuur in Exact aangemaakt. Per verkoopkanaal bepaal je op welke grootboekrekening en in welk dagboek de bedragen landen, en btw-codes uit Exact koppel je aan de btw-tarieven in Afosto.
Wat gebeurt er met producten die nog niet in Exact staan?
Zet in de koppeling de optie aan om ontbrekende artikelen aan te maken. Maakt Afosto dan een bestelling of factuur in Exact aan met een artikel dat daar nog niet bestaat, dan wordt het artikel met code en omschrijving in Exact aangemaakt.
Hoe activeer ik de Exact-koppeling in Afosto?
Ga in je Afosto-account naar Apps en open de tab Boekhouding. Kies Exact en klik op Toevoegen. Je verbindt met je Exact-omgeving, geeft Afosto toegang tot één administratie en wordt daarna automatisch teruggestuurd naar Afosto. Vervolgens stel je de synchronisatierichting, kanalen, btw-codes en overige koppelingen in en activeer je de koppeling met Opslaan.
Kan ik meerdere Exact-administraties koppelen?
Ja. Per koppeling verbind je precies één Exact-administratie. Heb je meerdere administraties, bijvoorbeeld in Nederland en België, dan voeg je per administratie een eigen koppeling toe, elk met eigen instellingen.
Voor welke versies van Exact Online werkt de koppeling?
De koppeling werkt met Exact Online Nederland, België en Duitsland. Je verbindt via de inlogpagina van Exact en kiest daar welke administratie Afosto mag gebruiken.
Leesvoer
Verder lezen over ERP en voorraad
Achtergrond bij de keuzes rond je administratie, voorraad en systemen.
Hou Exact, koppel je operatie
Maak een gratis account aan en verbind je eigen Exact-administratie, of plan een demo en we lopen samen door jouw orderstroom: van Exact of webshop tot magazijn en terug naar je boekhouding.