De Exact Online koppeling die twee kanten op werkt

De koppeling houdt je verkoop- en boekhouddata automatisch met elkaar in lijn. Bestellingen synchroniseer je van Afosto naar Exact, van Exact naar Afosto, of niet. Daarnaast gaan facturen (als boeking of volledige factuur) en voorraad-momentopnames per locatie naar Exact, worden debiteuren automatisch gematcht, worden ontbrekende producten in Exact aangemaakt en kun je verzendgegevens uit Exact terughalen naar Afosto.

Ja. Kies de synchronisatierichting "van Exact naar Afosto" en bestellingen uit Exact worden in Afosto aangemaakt. Zo blijft je binnendienst orders in Exact invoeren, terwijl je magazijn ze in Afosto reserveert, pickt en verzendt. De voorraad gaat daarna als momentopname per locatie terug naar je Exact-magazijnen.

Afosto matcht in een vaste volgorde: eerst op organisatienummer (dat is leidend), daarna op het organisatie-e-mailadres en vervolgens op het e-mailadres van de contactpersoon. Levert geen van die stappen een match op, dan wordt automatisch een nieuwe debiteur aangemaakt met de basisgegevens uit Afosto: organisatienaam, adres, contactpersoon en e-mailadres.

Afosto maakt op een ingepland moment een momentopname van je voorraad per locatie en synchroniseert die naar de gekoppelde magazijnen in Exact. Afosto is daarbij leidend. Voorwaarden: de optie staat aan, je locaties zijn aan Exact-magazijnen gekoppeld en de artikelcodes (SKU’s) komen in beide systemen overeen. Het moment en de frequentie van de momentopnames worden door Afosto voor je ingesteld.

Je kiest per koppeling het verwerkingstype. Bij "Boeking" worden alleen de factuurbedragen als boekingen in Exact vastgelegd; bij "Factuur" wordt de volledige factuur als één factuur in Exact aangemaakt. Per verkoopkanaal bepaal je op welke grootboekrekening en in welk dagboek de bedragen landen, en btw-codes uit Exact koppel je aan de btw-tarieven in Afosto.

Daar hoef je niets voor te doen: wanneer Afosto een bestelling of factuur in Exact aanmaakt met een artikel dat daar nog niet bestaat, wordt het ontbrekende product automatisch in Exact aangemaakt.

Ga in je Afosto-account naar Apps en open de tab Boekhouding. Kies Exact en klik op Toevoegen. Je verbindt met je Exact-omgeving, geeft Afosto toegang tot één administratie en wordt daarna automatisch teruggestuurd naar Afosto. Vervolgens stel je de synchronisatierichting, kanalen, btw-codes en overige koppelingen in en activeer je de koppeling met Opslaan.

Per koppeling verbind je precies één Exact-administratie. Heb je meerdere administraties, dan voeg je per administratie een eigen koppeling toe; het overzicht in Afosto toont al je actieve Exact-integraties naast elkaar. Geef elke koppeling een herkenbare referentie, bijvoorbeeld de naam van de administratie.

De koppeling gebruikt de officiële Exact Online API en werkt dus met Exact-abonnementen die API-toegang bieden. Dat geldt voor de meeste betaalde plannen. Bij het toevoegen van de koppeling in Afosto zie je direct of je Exact-omgeving verbonden kan worden; twijfel je, controleer dan bij Exact of jouw abonnement API-toegang heeft.

Een mislukte synchronisatie wordt als taak geregistreerd en automatisch opnieuw geprobeerd. Lukt het na meerdere pogingen niet, dan blijft de taak zichtbaar in je Afosto-omgeving zodat je kunt zien wat er misging en de taak opnieuw kunt aanbieden. Er gaat dus geen order of factuur stilletjes verloren.