Btw over verzendkosten: zo reken je het uit bij 9% en 21%
Btw over verzendkosten volgt het tarief van je producten. Zo verdeel je ze naar rato bij 9% en 21% in één order, met rekenvoorbeeld en factuureisen.
Je betaalt btw over verzendkosten die je aan je klant rekent. Het tarief volgt de producten in het pakket: 21% als je 21%-producten verstuurt, 9% bij 9%-producten. Zitten er producten met verschillende tarieven in één bestelling, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding van de bedragen per tarief. Dat schrijft de Belastingdienst voor.
Hieronder lees je hoe dat zit met verzendkosten en btw: hoe je het uitrekent, wat er op je factuur moet staan als je meerdere btw-tarieven hebt, hoe het werkt bij pakketten met 9%- en 21%-producten en wat je ordersoftware moet kunnen. Met een rekenvoorbeeld dat je zo kunt nadoen.
Betaal je btw over verzendkosten?
Ja. Je berekent btw over het totaalbedrag dat je in rekening brengt, en volgens de Belastingdienst horen verzendkosten, bezorgkosten en verpakkingskosten daarbij. Er zit dus btw op verzendkosten, ook als je ze op een aparte regel zet.
Verzendkosten vormen geen losse dienst naast je producten. Ze horen bij de levering van de goederen. Daarom krijgen ze geen eigen tarief, maar het tarief van wat er in de doos zit. Bezorg je zelf, dan werkt de btw over bezorgkosten precies zo.
Wat je vervoerder jou rekent, staat daar los van: dat is je inkoop. Staat er btw op die factuur, dan trek je die in de regel af als voorbelasting. Verstuur je gratis, dan reken je geen verzendkosten en dus ook geen btw over verzendkosten.
Welk btw-tarief geldt voor verzendkosten?
Het btw-tarief van de verzendkosten hangt af van wat je verstuurt:
| Wat zit er in het pakket? | Btw over de verzendkosten |
|---|---|
| Alleen producten met 21% btw, zoals kleding of wijn | 21% |
| Alleen producten met 9% btw, zoals eten of koffie | 9% |
| Producten met 21% én 9% btw | Naar rato: een deel tegen 21%, een deel tegen 9% |
| Een levering tegen 0%, zoals aan een ondernemer in een ander EU-land | 0% |
Onder 9% vallen eetwaren en dranken zonder alcohol. Wijn en bier met alcohol vallen onder 21%. Verstuur je een fles wijn en een pak koffie in één doos, dan heb je dus al een gemengde bestelling.
Je leest soms dat je bij een gemengde bestelling het hoogste tarief mag nemen. Dat rekent makkelijker, maar de Belastingdienst noemt de verdeling naar verhouding. Reken je 21% over alles, dan draag je meer btw af dan nodig.
Btw over verzendkosten naar rato berekenen
Naar rato betekent: je verdeelt de verzendkosten in dezelfde verhouding als de producten, op basis van de bedragen exclusief btw. Zo werkt het met een echte order.
Een klant bestelt een box met tien bagels van €29,95 (9% btw) en laat hem als cadeau inpakken voor €8,50 (21% btw). De verzendkosten zijn €4,95. Alle bedragen zijn inclusief btw.
- Reken per tarief het bedrag exclusief btw uit. Bagels: €29,95 / 1,09 = €27,48. Inpakservice: €8,50 / 1,21 = €7,02. Samen €34,50.
- Bepaal het aandeel per tarief. €27,48 van €34,50 is 79,65%. Dat deel valt onder 9%, de overige 20,35% onder 21%.
- Verdeel de verzendkosten in die verhouding. 79,65% van €4,95 is €3,94 tegen 9%. De andere €1,01 valt onder 21%.
- Haal per deel de btw eruit. €3,94 × 9/109 = €0,33. €1,01 × 21/121 = €0,18. Samen zit er €0,51 btw in de verzendkosten.
Hoeveel btw zit er dan op de verzendkosten? In dit voorbeeld €0,51. Reken je 21% over de hele €4,95, dan is dat €0,86: €0,35 meer per order. Op 1.000 van zulke orders draag je zo €350 te veel af.
De formule per tarief: verzendkosten × (bedrag exclusief btw tegen dat tarief ÷ totaal exclusief btw). Daarna haal je de btw eruit met × 21/121 of × 9/109. Werk je met bedragen exclusief btw, zoals bij zakelijke klanten, dan tel je er 21% of 9% bij op.
Meerdere btw-tarieven op één factuur
Heb je producten met verschillende tarieven in één order, dan moet je factuur dat laten zien. Volgens de factuureisen van de Belastingdienst vermeld je per tarief apart:
- het bedrag exclusief btw;
- het btw-tarief;
- het btw-bedrag.
Dat geldt ook voor de verzendkosten. Onderaan een factuur ziet die verdeling er zo uit:
Hier staan de verzendkosten uit het rekenvoorbeeld op twee regels: €1,01 tegen 21% en €3,94 tegen 9%. In totaal zit er €4,45 btw in deze order: €1,65 tegen 21% en €2,80 tegen 9%.
Bij je btw-aangifte tel je per tarief op wat je factureerde. De omzet tegen 21% komt in rubriek 1a, die tegen 9% in rubriek 1b. Staat de verdeling al op elke factuur, dan hoef je achteraf niets uit te zoeken.
Pakketten met producten in 9% en 21%
Verkoop je een kerstpakket, giftbox of proefpakket, dan zitten er vaak producten met verschillende tarieven in. Volgens de Belastingdienst houden de producten in een kerstpakket hun zelfstandigheid. Elk product houdt dus zijn eigen btw-tarief, ook als je het pakket voor één prijs verkoopt.
Je verdeelt de pakketprijs dan op basis van de gangbare prijzen van de onderdelen. Geven de kosten een beter beeld, dan mag je ook daarop verdelen, als je dat in je administratie kunt aantonen. Verdeel je niet, dan betaal je 21% over het hele bedrag.
Een rekenvoorbeeld met een giftbox van €46,00:
| Giftbox van €46,00 | Btw uitgesplitst | Alles tegen 21% |
|---|---|---|
| Fles wijn, €24,20 | €4,20 (21%) | €4,20 |
| Kaas en crackers, €21,80 | €1,80 (9%) | €3,78 |
| Btw over de giftbox | €6,00 | €7,98 |
Het verschil is €1,98 per pakket. Verkoop je er in december 300, dan draag je zonder uitsplitsing bijna €600 te veel btw af. Komen er verzendkosten bij, dan verdeel je die weer naar rato.
Ziet een klant de combinatie als één product, dan geldt het tarief van het hoofdbestanddeel. Denk aan een verpakking die bij het product hoort. Twijfel je bij jouw pakket, leg het dan voor aan je boekhouder.
Btw automatisch uitsplitsen in je ordersoftware
Met de hand rekenen lukt bij tien orders per week. Bij honderden orders per dag, met pakketten, kortingen en deelannuleringen, gaat het mis. Kijk daarom of je software deze drie dingen zelf doet:
- verzend- en betaalkosten naar rato over de btw-tarieven in de order verdelen;
- bij een pakket of bundel een prijs en een btw-tarief per onderdeel aanhouden;
- per tarief een totaal op de factuur zetten, zodat je aangifte klopt.
Afosto is een order management systeem waarin orders uit je webshop, marktplaatsen en kassa in één overzicht binnenkomen. Verzend- en betaalkosten verdeelt Afosto automatisch over de btw-tarieven in de order, naar verhouding van de omzet per tarief. Annuleer je een deel van de order, dan tellen alleen de regels mee die je nog levert.
Een giftbox of kit maak je aan als productbundel. Kies je voor een prijs op basis van de onderdelen, dan rekent Afosto de bundelprijs uit de prijzen van de onderdelen. Een afwijkend btw-tarief geef je per product en per land op als btw-uitzondering.
De factuur maakt Afosto zelf zodra de zending onderweg is. Via een koppeling gaat hij naar je boekhouding, bijvoorbeeld Exact, Billit, Jortt of Silvasoft, of je exporteert je facturen periodiek. Hoe Cannolibox dat met zijn giftboxen doet, lees je in de case van Cannolibox.
We hebben lang gezocht maar nergens gevonden, met deze oplossing besparen we veel tijd en ook onze boekhouder is helemaal tevreden.
Christiaan Moerkerken, eigenaar van Spices Food & Drink Solutions (Cannolibox)
Verkoop je producten met 9% en 21% btw, of pakketten met allebei? In een demo van 30 minuten zie je op je eigen data hoe Afosto verzendkosten, bundels en btw verwerkt. Plan een demo.
Btw over verzendkosten bij zakelijke klanten en het buitenland
Zakelijke klant in een ander EU-land
Verstuur je goederen naar een ondernemer die in zijn eigen land btw-aangifte doet, dan reken je 0% btw. Voor jou is dat een intracommunautaire levering. Op de factuur zet je het btw-nummer van je klant, en de verzendkosten gaan mee tegen 0%. De voorwaarden staan bij de Belastingdienst.
In Afosto gaat het btw verleggen automatisch als het land van je klant anders is dan dat van jouw bedrijf en de klant een btw-nummer heeft. Afosto kijkt alleen of er een nummer is, niet of het bestaat. Dat zoek je zelf na.
Particulieren in een ander EU-land
Verkoop je voor meer dan €10.000 per jaar aan particulieren in andere EU-landen, dan reken je meestal de btw van het land van je klant. Die btw geef je aan via het eenloketsysteem van de Belastingdienst. De verzendkosten volgen ook hier de producten, tegen het tarief van dat land.
Verschillende tarieven per klant factureren
Het btw-tarief hangt af van wat je levert en aan wie, niet van een afspraak met je klant. Wil je klanten verschillende prijzen geven, dan werk je met een prijslijst per klant. Dat kan in Afosto, en in een B2B-webshop bestelt elke zakelijke klant dan tegen zijn eigen prijs.
Al je kanalen vanuit één plek
Orders, voorraad, kassa en verzending in één systeem.
Maak gratis accountPlan een demoVeelgestelde vragen
Zit er btw op verzendkosten?
Ja. Verzendkosten die je aan je klant doorberekent, horen bij de levering van je producten. Je rekent er dus btw over, tegen het tarief van de producten in het pakket: 21%, 9% of een mix van beide. Dat geldt ook voor bezorgkosten als je zelf bezorgt. Bied je gratis verzending aan, dan reken je geen verzendkosten en dus ook geen btw over verzendkosten.
Hoeveel btw zit er op verzendkosten?
Dat hangt af van de producten in het pakket. Verzendkosten van €4,95 inclusief btw bevatten €0,86 btw bij 21% en €0,41 bij 9%. Zitten er producten met beide tarieven in, dan verdeel je de verzendkosten naar verhouding van de bedragen exclusief btw. In het rekenvoorbeeld in dit artikel zit er dan €0,51 btw in dezelfde €4,95.
Mag je altijd 21% btw over verzendkosten rekenen?
Alleen als alle producten in de bestelling onder 21% vallen. Bij een gemengde bestelling verdeel je de verzendkosten volgens de Belastingdienst naar verhouding van de bedragen per tarief. Reken je toch overal 21%, dan draag je meer btw af dan nodig. Verkoop je veel producten met 9%, zoals eten of koffie, dan loopt dat verschil over een jaar flink op.
Is de btw op verzendkosten aftrekbaar?
De btw die je vervoerder jou rekent, hoort bij je inkoop. Gebruik je die verzending voor belaste omzet, dan trek je die btw in de regel af als voorbelasting in je btw-aangifte. Dat staat los van de btw die je je klant over de verzendkosten rekent: die draag je af. Over kosten voor vrijgestelde omzet trek je geen btw af.
Hoe factureer je verschillende tarieven per klant?
Bedoel je verschillende prijzen per klant, dan werk je met een prijslijst per klant. Je software zet dan zelf de juiste prijs op de order en de factuur. Het btw-tarief kies je niet per klant: dat hangt af van het product en van waar en aan wie je levert, zoals 0% voor een ondernemer in een ander EU-land. Op de factuur vermeld je per tarief het bedrag en de btw.
Welke btw reken je over verzendkosten naar het buitenland?
De verzendkosten volgen de levering. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je 0% over producten en verzendkosten en zet je zijn btw-nummer op de factuur. Verkoop je voor meer dan €10.000 per jaar aan particulieren in andere EU-landen, dan reken je meestal het tarief van het land van je klant, ook over de verzendkosten.