Bulkactie contacten toevoegen

Om meerdere contacten ineens te importeren hebben we in Afosto de contacten bulkactie. Hiermee kan je meerdere contacten makkelijk vanuit een spreadsheet uploaden naar het Afosto platform.

Ga hiervoor naar 'Processen' en klik vervolgens op 'Bulkacties' (dit staat links in je hoofdmenu).

Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. Zoek hier de bulkactie 'Contacten importeren'.

Voor het efficiënt werken met bulkacties is kennis van spreadsheets (Google Sheets of Excel) een pré. Het template voor de bulkactie om contacten aan te maken, kun je downloaden via de knop 'Download template' in het platform of via de volgende link: Link naar Google docs.

In dit template staat uitgelegd hoe de spreadsheet er uit moet komen te zien voor je de data in de spreadsheet kan plakken of een csv-bestand kan uploaden. Zorg er dus voor dat de spreadsheet in orde is voor je verder gaat met deze handleiding.

Referentie

Zodra je de bulkactie bent begonnen geef je de actie een referentie waaraan je hem later makkelijk kan herkennen. Verder heeft deze referentie geen functie. Je kan altijd de vooraf ingevulde referentie laten staan.

Daarna dien je de groep te selecteren. Dat kan via de dropdown die hieronder is gemarkeerd.

Data type selecteren

Op de tweede stap krijg je de keuze uit drie opties:

• Bestaande dataset: als je al eerder een csv-bestand hebt geüpload en deze nogmaals wilt gebruiken.
• Spreadsheet: voor het snel plakken van je data vanuit de template of een andere spreadsheet.
• CSV integratie: voor het uploaden van een nieuw csv-bestand.

Omdat de tweede optie (spreadsheet) het snelst gaat volgen we voor nu de tweede optie.

Data plakken

Op de volgende stap vind je een tabel. In deze tabel kan je de waardes uit je spreadsheet plakken zoals hieronder is weergegeven. Klik op 'Volgende' als de velden goed zijn overgenomen.

Let op: Voer in de eerste rij altijd eerst de kolomnamen van de kolommen die je wilt uploaden in.

Controleer in de volgende stap de ingevoerde gegevens en bevestig je dataset als je tevreden bent of ga terug indien je de gegevens wilt bewerken.

Kolomselectie

Op de volgende stap dien je de kolommen uit je dataset te koppelen aan de kolommen in Afosto. Indien je dezelfde kolomnamen uit het template hebt overgenomen dan worden de kolommen al automatisch goed gematcht, omdat het systeem de kolommen herkent.

Validatie

Zodra je op 'Volgende' hebt geklikt wordt de dataset gevalideerd. Indien hier geen fouten in zitten kan je op 'Bulkactie uitvoeren' klikken om de bulkactie uit te voeren.

Bij de eerste melding dat de validatie is mislukt kan het helpen om de validatie direct nogmaals uit te voeren.